czyli jak pokonać gąszcz dokumentacji i zdobyć dotacje unijne na rozwój firmy.

Do funkcjonowania i rozwoju firmy niezbędne jest odpowiednie finansowanie, które umożliwi wdrożenie inwestycji oraz pokryje zapotrzebowanie na kapitał dla działalności bieżącej i rozwojowej. Optymalne fundusze warunkują zdobycie i utrzymanie pozycji oraz dalszy rozwój przedsiębiorstw na konkurencyjnym rynku. Poznaj dofinansowania unijne dla firm.

Finansowanie  / Dotacje unijne dla firm  | Data opublikowania: 12 lis 2020 r. | Data aktualizacji: 21 gru 2020 r.

Kiedy przychodzi Ci pomysł rozwoju firmy….myślisz „dofinansowanie albo dotacje unijne”. Jednak chwilę później w głowie zapala się czerwona lampka wielkości co najmniej tej widocznej przed przejazdem kolejowym, a wraz z nią myśli: 

• za dużo papierologi, w której utonę, 
• kto to rozliczy, to się nie uda, 
• po co będę marnować swój czas, jeśli i tak nie zdobędę finansowania, 
• co ja mam innowacyjnego i jak to opisać,
• kogo zapytać, 
• od czego zacząć,
• skąd wiedzieć gdzie tego szukać,
• kto to napisze..?

Mogę wymieniać bez końca problemy i wyzwania, które stoją na drodze przedsiębiorców, którzy stają do walki w jednym ringu z dokumentacją unijną. Ale najpierw, zmień nastawienie i znajdź ludzi, którzy Ci w tym pomogą.

Cofnijmy się jednak do początku i odpowiedzmy sobie na pytanie czym są dotacje unijne i kto może z nich skorzystać.

Po pierwsze, największych dotychczasowym Programem unijnym to HORYZONT2020, który opierał się na 3 filarach:

1⃣ Program Ramowy w zakresie badań, rozwoju technologicznego i demonstracji,

2⃣ Dedykowane programy na rzecz konkurencyjności i innowacyjności (CIP)

3⃣Działania Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT)

Głównymi odbiorcami byli głównie mali, średni przedsiębiorcy oraz instytucje naukowo – badawcze. Jak nietrudno zauważyć Program HORYZONT2020 dobiega końca, ale nic straconego. Już wkrótce zostanie uruchomiony zupełnie nowy pod nazwą EUROPA HORYZONT na lata 2021 – 2027 o wartości 100mld EUR.

Budżet EUROPA HORYZONT 2021-2027 (dane w mld EUR)

Źródło: https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/horizon_europe_pl_-_inwestycje_ktore_ksztaltuja_nasza_przyszlosc.pdf

Program EUROPA HORYZONT 2021 – 2027 to zupełnie nowy program oparty na inwestycjach w zakresie badań naukowych, wdrażania innowacji przez europejski przemysł – w tym sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Głównymi założeniami tego programu to:

✍ Przeciwdziałanie zmianom klimatu (ok.35% celowego budżetu),

✍ Pomoc w osiąganiu celów zrównoważonego rozwoju,

✍ Zwiększenie unijnej konkurencyjności gospodarczej. 

Najbardziej istotny jest fakt, że 70% budżetu przeznaczono dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), a to oznacza, że jest o co walczyć. 

Oczywiście szczegóły nie są jeszcze znane, jednak już wiadomo, że w ww. obszarach tematycznych dofinansowanie może zyskać wiele polskich firm z sektora MŚP. Warto jednak podkreślić, że należy trzymać rękę na pulsie i przynajmniej z dwu – miesięcznym wyprzedzeniem zacząć pracę nad wnioskiem oraz określić ramy finansowe projektu.

To jedno z najbardziej palących pytań, które powtarza się tak często jak wielu jest przedsiębiorców i naukowców, chcących ubiegać się o fundusze europejskie na innowacje. Dedykowane dofinansowanie z Unii dla firm można znaleźć pod linkiem: https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/en/find-your-area. Prawdopodobnie ten link pozostanie bez zmian, pod którym będziemy mogli znaleźć odpowiednie finansowanie dla firmy. Może strona nie zachęca, jednak warto mieć we własnej firmie „oko”, lub osobę, która będzie trzymać rękę na pulsie w ramach pojawiających się programów finansowania.

Dobrą wiadomością jest również fakt, że główne kryteria EIQ, które zostały wypracowane dotychczas we wszystkich Programach również nie ulegną zmianie. Należą do nich:

🔸 Excellence (można przetłumaczyć jako „doskonałość” pomysłu. Mówiąc wprost to tutaj opisujemy innowację produktową lub procesową naszego pomysłu tak, aby udowodnić, że rozwiązanie zasługuje na finansowanie),

🔸 Impact (Wpływ rozwiązania na rynek, środowisko, itd.), 

🔸 Quality of Implementation (jakość wdrożenia).

Od czego rozpocząć ubieganie się o finansowanie unijne? Warto podzielić to na etapy i zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Na popularności zyskuje Manager ds. funduszy albo ekspert z wybranej dziedziny, którego zadania ukierunkowane są na pozyskiwanie dotacji unijnych.

Poniżej przedstawiam zestawienie podstawowych kroków, które warto wykonać ubiegając się o fundusze europejskie:

1⃣ KROK | Analiza potrzeb firmy (sprawdzasz od kwestii finansowych po produkty i zasoby ludzkie).

2⃣ KROK | Identyfikacja możliwości pozyskania dofinansowania (może skonsultować pomysł lub produkt jeszcze na etapie przed przystąpieniem do poszukiwania dotacji. Najlepiej zgłosić się do osób, które są ekspertami w dziedzinie, w której chcesz aplikować (np. energia). Najlepiej jeśli skonsultujesz z osobami, które same oceniają wnioski unijne jako niezależni eksperci.

3⃣ KROK | Odszukanie optymalnego funduszu, z którego można uzyskać dofinansowanie. Oczywiście możesz zrobić to sam, ale najlepiej zlecić tę pracę ekspertowi zewnętrznemu. Nie ryzykujesz wówczas, że utkniesz już na pierwszej stronie i stracisz czas.

4⃣ KROK | Przygotowanie materiałów merytorycznych oraz wniosku unijnego. To punkt, który pochłania najwięcej – jednak dzięki solidnej pracy nad wnioskiem masz ogromne szanse na uzyskanie finasowania. Oczywiście najlepiej jeśli masz eksperta w tej dziedzinie, który wskaże Ci najczęściej popełniane błędy przy pisaniu wniosków. Pamiętaj, że nawet najlepsza firma nie jest w stanie napisać Tobie wniosku – bez Twojego wsadu merytorycznego.  

5⃣ KROK | Przygotowanie niezbędnych załączników, oświadczeń i listów intencyjnych zgodnych z finansowaniem, o który ubiegasz się. 

Poznaj najczęstsze błędy we wniosku o dotację. O błędach we wniosku można pisać w nieskończoność, ponieważ ile wniosków tyle znalezionych błędów. Nie mniej jednak, można wyodrębnić te, które powtarzają się najczęściej. Spójrzmy najpierw na strukturę standardowych wniosków, w których wnioskujący (czyli Ty, który ubiegasz się) powinieneś napisać wniosek według następujących kryteriów: 

🔸 Excellence

🔸 Impact

🔸 Implementation

W każdym w tych kryteriów należy spełnić szereg podkryteriów, które oceniają eksperci. 

🔸 BŁĘDY W EXCELLENCE

W tym kryterium najczęściej popełnianym błędem jest niewystarczający opis innowacji. Najwięcej kłopotów przedsiębiorcom przysparza opis i odpowiedź na pytania: Na ile oryginalne i innowacyjne są planowane badania lub produkt? Czy działanie przyczyni się do rozwoju firmy oraz w jakim zakresie, jakie proponowane są metody i koncepcje rozwoju. 

Wskazówka: Opis innowacji warto zestawić za pomocą tzw. metody mostu. Co to znaczy? To oznacza, że należy wskazać co już obecnie funkcjonuje na rynku oraz jak Twój produkt wpisuje się w lukę rynkową – pokaż wartość dodaną. Warto zwrócić uwagę, że innowacją może być:

• nowy lub istotnie ulepszony produktu (wyrób lub usługa), 
• nowy lub istotnie ulepszony proces,
• nowa metoda marketingu,
• nowa metoda organizacji w zakresie praktyk biznesowych, organizacji miejsca pracy bądź relacji ze środowiskiem zewnętrznym.

🔸 BŁĘDY W IMPACT

W kryterium impact do najczęstszych błędów można zaliczyć, m.in. zbyt ogólne lub brak informacji dotyczącej docelowej grupy klientów oraz etapów wejścia na rynek. Tę część przedsiębiorcy traktują dość pobieżnie, nie wskazując wielkości rynku, na który planują sprzedaż. Dodatkowo, wskazując na wielkość i potencjał rynku częstym problemem jest brak precyzyjnie wskazanej konkurencji lub po prostu jej brak.

Kolejnym często spotykanym błędem jest niespójność założeń i celów opisywanych w biznes planie. Należy pamiętać, że wszystkie załączone dokumenty oraz treści opisywane w poszczególnych kryteriach powinny być spójne. Takie wpadki zdarzają się podczas sprawdzania wniosku – zawsze coś poprawiasz, zmieniasz w jednej części, po czym okazuje się, że ta sama informacja powinna zostać zmieniona w innym kryterium.

🔸 BŁĘDY  W IMPLEMENTATION

W tym kryterium jednym z najczęściej popełnianych błędów to uchybienia w części finansowej. To obszar kluczowy, aby uzyskać dofinansowanie – wszystkie informacje powinny być spójne i rzetelne. Należy również przyjrzeć się proponowanym celom oraz zadaniom z poszczególnych kamieniach milowych opisywanych w projekcie. Często zdarza się, że proponowany budżet dla wybranego zadania jest przewymiarowany lub niedoszacowany.

Kolejnym istotnym błędem to nieodpowiedni skład zespołu (np. brak właściwego specjalisty z kluczowej dziedziny dla wniosku – albo brak doświadczenia w zarządzaniu projektami). Często z wniosków można wyczytać niedostosowane zaangażowanie czasowe członka zespołu. Zdarza się tak, że kierownicy zespołów są zbyt mało zaangażowani w projekt z uwagi na inne obowiązki z firmie lub zbyt duże zaangażowanie biorąc pod uwagę występowanie pozostałych obowiązków. Należy realnie przedstawić zaangażowanie i przekonać komisję, że dana osoba jest właściwa i poradzi sobie z ilością obowiązków wynikających z realizacji projektu objętego dofinansowaniem.

Warto również zwrócić uwagę na ryzyka w projekcie. Ten element jest często traktowany z dużym przymrużeniem oka. W sytuacji w której wskażemy czynniki ryzyka z wielu obszarów oraz  metodę radzenia sobie z nimi, wówczas dajemy dowód pełnej kontroli oraz znajomości tematu. Prezentujemy wszystkie lub prawie wszystkie krytyczne sytuacje, które mogą pojawić się podczas realizacji projektu oraz fakt, że wiemy jak działać w takich sytuacjach, aby projekt zakończył się sukcesem. W tym celu określamy również poziom ryzyka. 

Błędem, który dotyczy każdego z wyżej wymienionych kryteriów to pisanie w sposób zbyt ogólny. Bardzo często pisząc wprowadzenie piszemy zbyt „szeroko” chcąc wskazać kontekst. Oczywiście dobrą praktyką jest pisanie od ogółu do szczegółu – jednak warto trzymać się wybranej dziedziny i obszaru, w którym ubiegamy się o dotację unijną. Jeśli ubiegamy się o dotację np. na urządzenia usprawniające zmniejszenie zużycia energii to warto podarować sobie zadania w stylu: x% zużycia energii na świecie jest powodowane przez gazy cieplarniane itd. Tutaj należy trzymać się konkretu – lepiej jest podać ilość zużycia energii we wskazanym budownictwie np. w wybranym regionie lub regionach. Fakt, że rozporządzenia unijne wprowadzają zmiany w zakresie zapotrzebowania na energię jest powszechnie znane ekspertom oceniającym.

Biorąc pod uwagę wskazane wcześniej błędy należy pamiętać, że to tylko wierzchołek góry lodowej. Pomyłek i uchybień jest tak wiele jak wiele jest podkryteriów w kryteriach głównych wymienionych w punkcie 4 – inne podkryteria są w różnych programach.

Oceniając kilkadziesiąt wniosków oraz biorąc pod uwagę te i inne zidentyfikowane błędy we wnioskach o dofinansowanie przydatnym do oceny i jego weryfikacji jest SYSTEM 3CYA (ang. Check Your Application). System 3CYA jest audytem unijnym, który pozwoli skutecznie sprawdzić kryteria wniosku o dofinansowanie – tuż przed jego złożeniem. 

1⃣ ANALIZA POTRZEB

☑ rozpoznanie profilu Twojej firmy,

☑ weryfikacja potrzeb finansowych,

☑ technicznych i kadrowych,

☑ identyfikacja planów rozwoju,

☑ firmy w oparciu o potrzebę,

☑ dofinansowania.

2⃣ OKREŚLENIE SZANS

☑ weryfikacja możliwych źródeł,

☑ finansowania dla potrzeb Twojej,

☑ firmy oraz jej profilu,

☑ weryfikacja założeń i analiza ryzyk,

☑ w określeniu szans na finansowanie.

3⃣ MODEL PRACY

☑ otrzymujesz proponowany model,

☑ współpracy, który wspólnie,

☑ omawiamy,

☑ wskazanie ewentualnych działań,

☑ do wykonania przed ubieganiem się,

☑ o dofinansowanie.

Audyt pozwoli Ci zorientować się, jakie są realne możliwości Twojej firmy na uzyskanie wsparcia finansowego ze środków europejskich.

Opracowany model 3CYA pozwoli:

✔ Szybko i precyzyjnie sprawdzić czy są spełnione wszystkie wymagane kryteria i podkryteria dostępu.

✔ Ocenić czy kryteria punktowane – merytoryczne spełniają wymagania wniosku (model procentowy).

✔ Wskazać czy projekt spełnia zasady zrównoważonego rozwoju.

✔ Przygotować się do panelu ekspertów.

Oszacowanie zapotrzebowania na finansowanie, jest jednym z pierwszych kroków jaki należy wykonać przed wyborem i pozyskaniem źródła finansowania. Narzędziem umożliwiającym oszacowanie zapotrzebownia na finansowanie z dużą dokładnością jest model finansowy w excelu, który jest wykorzystywany do przygotowania prognozy finansowej.

Pozyskanie finansowania dotyczy zarówno firm rozpoczynających działalność gospodarczą, jak również tych od lat funkcjonujących na rynku. Największe zapotrzebowanie na środki finansowe wykazują firmy znajdujące się w okresie rozwoju.