Rozwój gospodarki rynkowej oraz pogłębiająca się konkurencja narzucają konieczność wykorzystania takich metod zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarczają niezbędne informacje dla organizacji dynamicznie i elastycznie reagujących na zmiany otoczenia i wyzwania rynkowe. Odpowiedni system zarządzania przedsiębiorstwem zapewnia przetrwanie w trudnych warunkach oraz stymuluje rozwój organizacji. Podstawowym celem nowoczesnych metod zarządzania jest ułatwienie procesów decyzyjnych. Dostosowanie organizacji do zmian zachodzących w otoczeniu bliższym oraz dalszym przedsiębiorstwa jest możliwe poprzez dostarczenie podstaw decyzyjnych, dzięki dobrze przygotowanym i przetworzonym informacjom.

Efektywność przedsiębiorstwa jest uzależniona nie tylko od dostępu do kapitału, ale przede wszystkim od jakości zarządzania. Narzędziem pozwalających w znacznym stopniu wpływać na jakość zarządzania jest controlling. Wdrożenie controllingu umożliwia, racjonalne rozdzielenie kompetencji i odpowiedzialności na różnych szczeblach zarządzania oraz powiązanie osiągniętych wyników z systemem motywacyjnym.

Rozwój przedsiębiorstwa jest możliwy poprzez ukierunkowanie działań na realizację długofalowych celów przedsiębiorstwa. Skuteczność realizacji wyznaczonych celów jest w dużej mierze uzależniona od przeniesienia decyzji operacyjnych na niższe szczeble, co wiąże ze sobą decentralizację i konieczność wyodrębnienia ośrodków odpowiedzialności. Zakres odpowiedzialności dotyczy wyników, bądź ich wybranych elementów obliczeniowych, takich jak przychody, koszty, wydatki. Zgodnie z wyszczególnionymi elementami tworzone są odpowiednio centra odpowiedzialności za wyniki, przychody, koszty oraz inwestycje. Proste ujęcie definicji controllingu zostało przedstawione poniżej.

Controlling jest systemem zarządzania polegającym na wyodrębnieniu centrów odpowiedzialności, celem zarządzania wynikiem finansowym.

Dzięki wyodrębnieniu centrów odpowiedzialności, a w jego ramach zakresów odpowiedzialności i kompetencji ułatwiona jest ocena skuteczności i efektywności funkcjonowania tychże centrów oraz osób nimi kierujących. System motywacyjny w przedsiębiorstwie jest wówczas uzależniony od rzeczywiście osiągniętych rezultatów.

Controlling jest systemem ułatwiającym m.in.:

– osiągnięcie celów przedsiębiorstwa,
– eliminowanie przypadkowych zdarzeń,
– budowanie systemu wczesnego ostrzegania przed niebezpieczeństwami dla przedsiębiorstwa,
– podejmowanie działań eliminujących zakłócenia w procesie sterowania,
– sterowanie działaniami w przyszłości.

Warto w tym miejscu dodać, że cele przedsiębiorstwa powinny zostać zintegrowane z systemem zarządzania oraz systemem informacyjnym. Wspomniane cele mogą przybrać następująca postać:

– zwiększenie generowanych przychodów ze sprzedaży,
– zwiększenie osiąganego zysku,
– poprawa rentowności sprzedaży,
– poprawa rentowności zainwestowanego kapitału,
– poprawa rentowności kapitału własnego,
– obniżenie (racjonalizacja) kosztów,
– zwiększenie udziału w rynku.

Wyznaczenie sposobów realizacji wyznaczonych w przedsiębiorstwie celów jest jedną z funkcji controllingu, którą jest planowanie. W najbardziej ogólny sposób planowanie można określić jako proces świadomego ustalania celów działalności gospodarczej firmy, przedsięwzięć i alokacji niezbędnych do ich realizacji środków. Planowanie może również stymulować motywację, poprzez zaangażowanie pracowników w proces formułowania złożonych celów, które po przełożeniu na konkretne zadania ilościowe, stają się bardziej zrozumiałe dla wykonawców i ułatwiają późniejszy proces kontroli.

Motywowanie jest kolejną funkcją controllingu. Tworzony system motywacyjny w przedsiębiorstwie ma za zdanie oddziaływać na członków organizacji, zachęcając ich do podejmowania korzystnych dla niej działań oraz ograniczać, bądź eliminować zachowania niekorzystne. W controllingu funkcja motywacyjna jest realizowana poprzez przydzielenie poszczególnym centrom odpowiedzialności określonych zadań oraz różnorodnych zachęt ich realizacji. Nagroda za zrealizowanie określonych zadań może przybrać formę pieniężną lub niepieniężną. Najlepszym sposobem na przedstawienie specyfiki sytemu motywacyjnego w controllingu w porównaniu do tradycyjnych systemów motywacyjnych jest poniższe zestawienie.

Czynnikami mającymi wpływ na realizację funkcji motywacyjnej controllingu są:

– styl zarządzania stosowany w controllingu, umożliwiający partycypację pracowników w proces zarządzania przetwarzając ich w świadomych swojej roli i odpowiedzialności uczestników organizacji, co wpływa na wzrost satysfakcji pracowników i samozadowolenia z osiągniętych wyników,
– system budżetowania i pomiaru efektów pracy, który umożliwia prawidłowe oszacowanie wkładu pracy na poszczególnych stanowiskach oraz dokonanie oceny jego efektu, co z kolei umożliwia stworzenie systemu wynagradzania za uzyskane wyniki,
– eliminacja alienacji oraz dehumanizacji jednostki, które są charakterystyczne dla organizacji biurokratycznych. Pozwala to zabezpieczyć większy poziom internalizacji w organizacji (interesy przedsiębiorstwa stają się interesami pracowników).

Tak skonstruowany system motywacyjny bazujący na controllingu jest korzystny nie tylko dla przedsiębiorcy, ale również pracownika. Efektem wprowadzenia tego systemu jest większe zaangażowanie pracownika w realizację celów przedsiębiorstwa oraz możliwość wykorzystania własnych zdolności twórczych. Wykorzystane pieniężne oraz niepieniężne narzędzia motywowania zaspokaja większe spektrum potrzeb pracownika, co istotnie wpływa na zadowolenie z pracy.

Kontrola jest kolejną funkcją zarządzania pełnioną przez controlling. W pewnym stopniu kontrola jest powiązana z funkcją planowania w przedsiębiorstwie z wdrożonym controllingiem. Istotą kontroli jako funkcji controllingu jest porównywanie osiągniętych wyników z wielkościami planowanymi, identyfikacja odchyleń między tymi wielkościami oraz podejmowanie odpowiednich działań korygujących.

Reasumując warto przedstawić cechy charakterystyczne controllingu, które zostały przedstawione w tabeli 2. W tej metodzie duży nacisk jest położony na planowanie, kontrolę wyników i motywowanie. Zadaniem controllingu nie jest jednak stricte planowanie, lecz powodowanie, aby planowano.

Zakres zadań controllingu jest mocno zdywersyfikowany. Należy pamiętać, że wdrożenie tego systemu, czy też komórki odpowiedzialnej za jego funkcjonowanie pozwala wspierać oraz współdziałać z innymi komórkami organizacyjnymi, nie zaś wykonywać zadania zamiennie względem funkcjonujących komórek.

Umiejscowienie controllingu przy zarządzie firmy umożliwia stałe dostarczanie pełnej, zbiorczej informacji o sytuacji przedsiębiorstwa. Komórka controllingu nie tylko uzyskuje informacje z pozostałych komórek organizacyjnych, ale również sama dostarcza konstruktywnych informacji, wspierając w ten sposób działy przedsiębiorstwa.

Świadomość możliwości jakie niesie wdrożenie controllingu w nowocześnie zarządzanym przedsiębiorstwie systematycznie zwiększa się nie tylko wśród organizacji o zasięgu międzynarodowym, ale również wśród przedsiębiorstw z sektora MSP. Zapotrzebowanie na tego typu system zarządzania w większości przedsiębiorstw pojawią się w sytuacji, gdy szybkość rozwoju organizacji uniemożliwia uzyskiwanie informacji zwrotnej w momencie pozwalającym na podjęcie decyzji operacyjnych w odpowiednim czasie.