Zanim przejdziemy do listy narzędzi umożliwiających raportowanie zarządcze, muszę wspomnieć o tym, że rozwiązania nowoczesnego controllingu stanowią integralną część przy tworzeniu wartościowego partnera biznesowego. Dzięki temu zyskujesz:

1⃣ Czas (poprzez wyłączenie tworzenia comiesięcznych ręcznych raportów, Ty i Twoi pracownicy zyskujecie czas na analizę danych i wyciągnięcie wniosków)

2⃣ Automatyzację (generowanie raportów i formularzy nastąpi na podstawie szablonów, co zapewni przejrzyste i dostosowane do potrzeb raporty zarządcze oraz usprawni system kontroli wewnętrznej. Jakość danych w raportach daje pełną kontrolę nad działaniami operacyjno-finansowymi, terminowością oraz synchronizacją przepływu informacji.)

3⃣ Elastyczność (możliwość dowolnego definiowania i modyfikacji danych niezbędnych do tworzenia prognoz, układów raportów czy stosowania wybranych wskaźników efektywności.

Autor

Krzysztof Janik

controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie

Programy do raportowania zarządczego

Narzędziami umożliwiającymi raportowanie KPI są:

Excel ( Model finansowy CFO Business Partner )

Power BI

Oracle Hyperion Financial Reporting

Oracle Smart View for Office

Infor Application Studio

Infor BI Office Plus

Dobór odpowiedniego narzędzia analitycznego uzależniony jest od wykorzystywanych źródeł danych, w których firma gromadzi dane.

controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie

Sukces firmy jest ściśle zależny od podejmowania racjonalnych decyzji zarządczych na podstawie konkretnych danych liczbowych. Raportowanie zarządcze, to proces, który wymaga wkładu pracy, a jednocześnie daje pewność, że diametralnie zmieni funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa. Możliwości, które oferują systemy BI, to „złoty środek” do prowadzenia szybkiego raportowania KPI i efektywnej organizacji.

Jako dyrektor finansowy pracuję od wielu lat z firmami z sektora MSP. Dość często mam okazję brać czynny udział w spotkaniach zarządu, spotkaniach z pracownikami różnego szczebla, którzy często są filarami firmy.

Podczas jednego z takich spotkań miałem okazję „zmierzyć się” z różnymi bolączkami przedsiębiorcy. Nie bez powodu słowo „zmierzyć się” daję w cudzysłów. Byłem tam obserwatorem i tyle wystarczyło, abym zrozumiał w czym tkwi problem i jak się z nim zmierzyć.

Zatem jeśli jesteś ciekaw, jak potoczyło się spotkanie i co udało się wdrożyć – zapraszam do lektury!

controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie

We wspomnianym powyżej spotkaniu jako konsultant biznesowy brałem udział w spotkaniu przedsiębiorcy z przedstawicielami różnych działów firmy: główna księgowa, specjalista ds. marketingu, dyrektor produkcji oraz dyrektor handlowy. Początek spotkania zapowiadał się obiecująco. Podano pyszną kawę i płynnie przeszliśmy do tematów dnia.

W związku z tym, że nie znam wewnętrznego sposobu działania tej firmy, na początku zostałem wprowadzony w ogólny zarys działalności. 

Firma powstała ok. 4 lata temu, jest rentownym biznesem. Dotychczas przedsiębiorca, czyli właściciel firmy, mimo posiadania wykwalifikowanego zespołu starał się czuwać nad każdą decyzją podejmowaną w firmie oraz nad monitorowaniem wyników finansowych i operacyjnych. W pewnym momencie danych było tak wiele, że właściciel zmuszony był do wdrażania kolejnych narzędzi, które winny optymalizować działania, a jednak tego nie robią. 

Gdzie leży przyczyna?

 

Wkradł się wszechogarniający chaos! Zbyt duża liczba danych, działania operacyjne pochłaniają tak wiele czasu, że w konsekwencji brakuje go na analizę i efektywne działania.

Kolejnym problemem tej firmy była świadomość, że „szef podejmuje każdą decyzję”. O ile przy małym przedsiębiorstwie jest to możliwe, tak przy rozwoju biznesu jest to niewykonalne. To powinno być wręcz zabronione.

Ciekawostka: Nie wiem czy wiesz, ale wielu prezesów podejmuje decyzje optymalizacyjne np. te finansowe, dopiero po przekroczeniu ustalonego progu budżetowego. Wcześniej szef działu może sam decydować, czy wydanie tych pieniędzy jest rozsądne.

Biznes buduje się na zaufaniu i jasnych zasadach gry.

Wracając jednak do tematu: presja czasu, zbyt ubogie narzędzia operacyjne i pracownicy przychodzący ze wszystkim, to tylko kilka bolączek tego zespołu. Z każdą minutą tego spotkania wychodziły coraz to nowsze trudności. W pewnym momencie postanowiłem wkroczyć do akcji…

„Musimy popracować nad optymalizacją działań, które z czasem będą wsparciem w podejmowaniu rozsądnych decyzji, a w konsekwencji ograniczą do minimum ryzyko utraty płynności finansowej… Nie podejmuj decyzji pod wpływem chwili, emocji, instynktownie. To może doprowadzić do bankructwa” – czasami warto pewne rzeczy nazwać wprost. I tym kimś musiałem być ja.

Jeśli jesteś ciekaw, jakie rozwiązanie zaproponowałem właścicielowi firmy, to odpowiedź znajdziesz w poniższej części artykułu.

Przedsiębiorca każdego dnia kierował się tym, że chciał szybko podejmować właściwe decyzje, ale nie posiadał narzędzia, które umożliwia mu skoncentrowanie się tych danych, wskaźnikach KPI, które są mu niezbędne.

Rozproszenie danych między działami, a tym samym różne systemy (system księgowy, CRM sprzedażowy, CRM operacyjny, dane z narzędzi do analityki marketingowej, własne zestawienia w excelu / google sheets), to był wierzchołek góry lodowej.

 

Narzędzia analityczne, to odpowiedź na bolączki przedsiębiorcy.

Pobierz narzędzia analityczne

Business Intelligence - historia

Po raz pierwszy w historii termin Business Intelligence został użyty w 1958 roku w jednym z artykułów „IBM Journal”. Jednakże sprecyzowanie tego terminu pojawiło się dopiero w 1989, określono wtedy, że Busniness Intelligence jest to: „szeroka dziedzina okrywająca wiele metod (…) ukierunkowanych na realne wspieranie decyzji biznesowych w przedsiębiorstwie”.

Najnowsza definicja ustalona przez firmę Gartner w 2003 roku mówi, że BI jest to proces przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedzę, która może być wykorzystana do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. W rozumieniu czysto biznesowym Business Inteligence można także definiować jako kombinację architektury systemu, aplikacji oraz baz danych, które razem umożliwiają prowadzone w czasie rzeczywistym analizy i przekształcenia, dostarczające potrzebną informację i wiedzę biznesowi

Analiza biznesowa, inaczej Business Intelligence, powstawała jako odpowiedź na zapotrzebowanie pojawiające się na rynku. W związku z gromadzeniem przez firmy ogromnych danych, często ze sobą niepowiązanych, ale niezbędnych do działania rynek wygenerował potrzebę stworzenia narzędzia, które umożliwi integrację różnych danych. Narzędzia Analizy Biznesowej pozwalają w pełni integrować dane z różnych źródeł, odrzucając te, które są zbędne, w rezultacie podkreślając te najistotniejsze, które umożliwiają skuteczną analizę, odkrycie powiązań pomiędzy danymi, tym samym dając przestrzeń na wyciągnięcie odpowiednich wniosków i podjęcie odpowiednich decyzji biznesowych. Ideą jest stworzenie szerokiego dostępu do najświeższych informacji.

Czym jest Business Intelligence?

Business Intelligence jest niezwykle szerokim pojęciem. Analityka biznesowa łączy ze sobą narzędzia, oprogramowania i wiedzę ekspercką. Narzędzia Business Intelligence (BI) sprawdzą się przy tworzeniu wszelkiego rodzaju analiz np. finansowych, które często są wyznacznikiem poszukiwania oszczędności czy też zwiększenia produktywności. Celem Business Intelligence jest poprawa wyników i eliminacja potencjalnych zagrożeń. Niewątpliwie plusem stosowania systemu Business Intelligence jest to, że podnoszą one konkurencyjność przedsiębiorstwa na rynku. Narzędzie Business Intelligence pozwala na zaprezentowanie danych w każdej postaci (np. tabela/wykres), a przy tym wystarczy wskazać konkretne źródło informacji, z którego system sam przetworzy dostarczone informacje (!). Dzięki temu zyskujesz czas na analizę i wdrożenie kolejnych rozwiązań lub wymianę doświadczeń i wniosków z innymi pracownikami firmy.

Dla jakich firm dedykowane są rozwiązania Business Intelligence?

Narzędzia Business Intelligence skierowane są głównie dla średniej i dużej firmy, gdzie występuje duże rozproszenie danych, wiele osób zaangażowanych w przetwarzanie danych oraz gdzie ważne są kluczowe wskaźniki efektywności KPI, dzięki którym można sprawdzić czy firma osiąga założone cele. Takie rozwiązanie może okazać się niezbędne przy np. wprowadzeniu nowego produktu na rynek, rozliczaniu celów KPI.

Z analizy biznesowej korzysta wiele firm, dlatego podzieliłem je na dziedziny biznesowe, w których system Business Intelligence sprawdzi się z całą pewnością.

  1. Sprzedaż i dystrybucja
  2. Usługi i serwis
  3. Zakłady produkcyjne
  4. Budownictwo i deweloperzy
  5. Inwestycje

Warto dodać, że aplikacja BI sprawdzi się tam, gdzie głównym celem przedsiębiorcy jest nieustanny rozwój biznesu, zwiększanie efektywności biznesu. Mawia się, że warto iść z duchem czasu i tak jest właśnie w tym przypadku.

Dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie analityczne Business Intelligence?

Celem wdrożenia oprogramowania Business Intelligence jest wzrost efektywności działania na poziomie każdego stanowiska pracy i przedsiębiorstwa. Zatem wdrożenie analityki biznesowej należy rozpatrzyć od strony organizacyjnej, biznesowej i informatycznej. Nadrzędnym celem systemu BI jest bowiem zmiana kultury organizacyjnej w zakresie standardów dzielenia się informacją i wiedzą. Wdrożenie systemu BI jest więc projektem strategicznym, gdyż wyznacza model funkcjonowania systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie. Niezbędne jest w takim wypadku aby projekt ten miał umocowanie w zarządzie firmy, który ma świadomość potencjalnych korzyści jakie odniesie przedsiębiorstwo z wdrożenia systemu.

Wdrożenie aplikacji BI jest ogromnym ułatwieniem dla zespołu, chociażby dlatego, że wiele systemów Business Intelligence umożliwia zdalną wymianę informacjami, co jest gwarantem dobrego przepływu informacji i jasnej komunikacji między pracownikami.

Ponadto Ty i Twoi pracownicy zyskacie:

1⃣ Czas – dotychczas Twoi managerowie, dyrektorzy, księgowa, handlowcy musieli poświęcić wiele czasu na zebranie wszystkich danych i wprowadzenie ich do odpowiedniego zestawienia. Dzięki aplikacji BI zyskają oni przestrzeń na dokładne przeanalizowanie danych oraz wyciągnięcie wniosków, a być może i wypracowanie odpowiednich działań. Jak pewnie dostrzegasz, Bohater naszej historii mierzył się właśnie z tą trudnością. Rozbudowana struktura organizacyjna, brak czasu na skuteczne i dokładne analizy zestawień, to wybrane czynniki zagrażające Twojej firmie.

2⃣ Decyzyjność – wspomniałem już o tym wielokrotnie, jednak w tym przypadku warto podkreślić to raz jeszcze. Business Intelligence zapewnia automatyczne, cykliczne i odpowiednie jakościowo raporty. System eliminuje to co nieistotne, czy potencjalne błędy, dzięki czemu Ty zyskujesz solidne podstawy do mądrych decyzji. Analiza raportów stworzonych przez aplikację BI, opartą na wskaźnikach KPI, zapewnia spójne spojrzenie na przedsiębiorstwo z różnych punktów widzenia, czyli różnych działów firmy. Mogę śmiało rzec, że zyskujesz jakość danych, która zapewni Ci mocne filary do podejmowania odważnych decyzji. Dodatkowo podejmiesz je w czasie o wiele krótszym niż dotychczas, tym samym zyskując przestrzeń na działania operacyjne.

3⃣ Regularny monitoring – Niezmiennie podkreślam, że do utrzymania płynności finansowej w firmie niezbędne jest monitoring, a dokładniej przygotowywane kroczącej prognozy finansowej opartej na wskaźnikach KPI. Nieregularne analizowanie i aktualizacja tychże wskaźników w prognozach finansowych lub robienie tego z opóźnieniem może skutkować błędnie podjętymi decyzjami. Aby podejmować prawidłowe decyzje należy bazować na aktualnych i precyzyjnych danych, a te bez problemu otrzymasz z wykorzystaniem oprogramowania Business Intelligence.

4⃣ Stałą kontrolę – dzięki tak jakościowo przygotowanym raportom będziesz mógł delegować wiele zadań i tym samym skupić się na uporządkowaniu sfery organizacyjnej biznesu i rozwoju. Dzięki wdrożeniu systemu Business Intelligence każdy kluczowy pracownik Twojej firmy będzie mógł w pełni uzasadnić podjętą przez siebie decyzję i odpowiednio szybko zareagować na zmianę, elastycznie się do niej dostosowując.

5⃣ Usprawnisz procesy raportowania i planowania

6⃣ Skonsolidujesz dane na różnym poziomie szczegółowości

7⃣ Ograniczysz ryzyko biznesowe związane z opóźnieniami w płatnościach klientów

Typy systemów Business Intelligence

Systemy Business Intelligence ze względu na swoją charakterystykę dzielą się na:

DSS (Decision Support System) – dzięki analizie danych i przejrzystych raportów, Ty i Twój zespół będziecie mieli twarde wsparcie w podejmowaniu decyzji związanych z działaniem firmy.

EIS (Executive Information Systems) – to specjalna forma systemu DSS (Decision Support System) do informowania pracowników wyższego szczebla. Głównym zadaniem jest wsparcie w podejmowaniu strategicznych decyzji.

MIS (Management Information Systems) – jest to wsparcie dla kadry zarządzającej w planowaniu i realizacji swoich obowiązków (np. tworzenie analizy finansowej).

GIS (Geographic Information Systems) – system informacji geograficznej

OLAP (Online Analytical Processing) – system analizy wielowymiarowej

CRM (Customer Relationship Management) – systemy do zarządzania relacjami z klientami

Systemy Business Intelligence dostarczają zatem firmie, która zdecydowała się je wdrożyć, narzędzi do:

prostego i szybkiego przygotowywania raportów KPI i analiz,

szybkiego reagowania na zmiany popytu,

segmentacji klientów,

optymalizacji cen,

wyszukiwania obszarów do optymalizacji kosztów,

śledzenia wskaźników KPI,

zarządzania celami.

Na Polskim rynku dostępna jest spora liczba systemów Business Intelligence. Według danych z raportu Gartnera na pozycji liderów uplasowały się:

 

Microsoft Power BI

Tableau

Qlik

 

Wybór narzędzia Business Intelligence uzależniony jest od indywidualnych potrzeb i oczekiwań przedsiębiorstwa. Po przeprowadzeniu diagnozy firmy na pewno będę w stanie wskazać najbardziej odpowiednią dla Twojej firmy aplikację BI.

Efekty wykorzystania narzędzi Business Intelligence

O korzyściach wynikających z wdrożenia oprogramowania Business Intelligence wspominałem w całym artykule, dlatego w ramach podsumowania zdecydowałem się zebrać je w całość. Bez wątpienia mogę stwierdzić, że zalet owego systemu jest wiele zarówno dla organizacji, jak i dla pracowników.

Business Intelligence:

Wpływa na zarządzanie organizacją i jakość podejmowanych decyzji

Zapewnia wgląd w ogromne ilości danych z wyszczególnieniem tych najistotniejszych

Ogranicza możliwość ryzyka i popełnienia błędu 

Poprawia zarządzanie danymi

Obniża koszty pracownicze

Wpływa na produktywność i zaangażowanie pracowników

Daje czas i możliwości do rozwoju przedsiębiorstwa

Business Intelligence, to bez wątpienia odpowiednie rozwiązanie dla właścicieli i osób zarządzających firmą, ponieważ dostarcza informacji niezbędnych do tego, by monitorować sytuację przedsiębiorstwa i sprawnie podejmować trafne decyzje. Bez wątpienia należą do nich zdecydowane przyspieszenie procesu decyzyjnego, uzyskanie większych dochodów, przewaga w wyścigu konkurencyjnym nad firmami z tej samej branży, a także możliwość rozpoznania zapotrzebowania na konkretny produkt na rynku, oraz ewentualnych problemów, jakie mogą pojawić się w branży reprezentowanej przez przedsiębiorstwo.

Pobierz narzędzia analityczne

Narzędzia analityczne

controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie
model finansowy, modelowanie finansowe, modele finansowe, narzędzia analityczne, model finansowy excel, zdyskontowane przepływy pieniężne excel, model finansowy przykład, modelowanie finansowe w excelu, modele finansowe przykłady, kpi, wskaźniki kpi, kpi co to, wskaźnik kpi, kpi przykłady, kluczowe wskaźniki efektywności, wskaźniki kpi wzory, wskaźniki kpi w sprzedaży, kluczowe wskaźniki efektywności przykłady, wskazniki kpi, wskaźniki biznesowe, wskaznik kpi, co to jest kpi, wskaźniki efektywności, kpi wskaźniki, współczynnik kpi, controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie, prognozy finansowe, prognoza finansowa, prognozy finansowe excel, plan finansowy, prognoza finansowa przykład, prognoza bilansu excel, prognoza finansowa excel przykład, prognozowanie przychodów, założenia do prognoz finansowych przykład, prognoza finansowa excel, anioły biznesu, pozyskiwanie finansowania, anioł biznesu, aniołowie biznesu, teaser inwestycyjny, finansowanie start up, finansowanie startupów, pozyskanie inwestora, aniol biznesu, venture capital warszawa, startup finansowanie, pozyskiwanie finansowania dla firm, pozyskiwanie inwestorów, pozyskanie finansowania, inwestycja w startup, inwestowanie w startupy, jak inwestować, inwestycje w startupy, jak inwestować w startupy, inwestycja w startupy, chcę zainwestować w startup, jak zainwestować w startup, inwestowanie w startup, inwestowanie w start-upy, inwestycja w start up, inwestycje w start up, jak inwestowac w start up, gdzie inwestować w startupy, wycena przedsiębiorstwa, wycena firmy, wycena przedsiębiorstw, wycena firm, wycena przedsiebiorstw, wycena przedsiebiorstwa, wycena startupu, analiza finansowa w excelu, analiza finansowa excel, analiza startupów, analiza budżetu, raportowanie zarządcze, raporty zarządcze, raport zarządczy, przygotowanie raportów zarządczych, excel kurs online, kurs excel online, excel szkolenie, ocena umiejętności finansowych online, szkolenie z excela, szkolenie excel, excel online kurs, excel szkolenie online, szkolenia controlling, kurs excel finanse, szkolenie excel online, kurs finansowy, szkolenie controlling finansowy, excel w finansach szkolenie, metody oceny opłacalności inwestycji, ocena opłacalności inwestycji, ocena inwestycji, metody oceny inwestycji, planowanie inwestycji, opłacalność inwestycji excel, opłacalność inwestycji, stopa zwrotu z inwestycji, analiza opłacalności inwestycji.
KPI
FIRMA
Enterprise Code Sp. z o.o.
Kraków | ul. Bobrzyńskiego 29/17
Biuro | Warszawa

Zespół

Kariera

Regulamin

Polityka prywatności

KONTAKT
Krzysztof_Janik_CFO
Krzysztof Janik
Partner Zarządzający
+48 504 230 262
krzysztof.janik@enterprisestartup.pl