KPI, czyli jak skutecznie mierzyć cele biznesowe

Każdy kto prowadzi firmę, powinien znać własne cele do realizowania. W zależności od charakteru działalności te cele mogą odnosić się m.in. do: liczby klientów, kosztu pozyskania klienta, sprzedanych licencji, przychodów ze sprzedaży konkretnego produktu, kosztów produkcji, wyniku EBITDA. Ich wyznaczenie i monitorowanie pozwala określić stopień rozwoju i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Co to są KPI?

KPI (key performance indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności to mierzalne wartości, które pokazują, jak skutecznie osoby zaangażowane w biznesie osiągają najważniejsze dla nich cele biznesowe. Wykorzystywane są w wielu różnych dziedzinach i pozwalają ocenić skuteczność działań biznesowych. Pozwalają ograniczyć dużą ilość informacji do najbardziej potrzebnych danych, które dają najlepszy obraz realizacji wyznaczonych celów. Wskaźniki KPI są charakterystyczne dla danej firmy, konkretnego stanowiska i będą się różnić w zależności od charakterystyki przedsiębiorstwa, branży, wielkości firmy bądź strategii działania.

Wskaźniki KPI, a motywacja pracowników

Obecnie motywacja pracowników obejmuje potrzebę:
  • uczestnictwa w podejmowaniu decyzji
  • samorealizacji / wykorzystania swych talentów
  • rozwoju
  • wpływu na kierunek rozwoju biznesu
Skuteczna motywacja pracowników oraz zaspokajanie ich potrzeb sprowadza się do wdrożenia w organizacji mikroprzedsiębiorczości. Narzędziem umożliwiającym wdrożenie turkusowego stylu zarządzania są Kluczowe Wskaźniki Efektywności. To właśnie wskaźniki KPI są narzędziami umożliwiającymi monitorowanie własnych postępów, stanowią podstawę do wprowadzenia usprawnień. Może się to wydawać niewiarygodne, jednak wdrożenie Modelu zarządzania opartego na KPI eliminuje konieczność kontroli pracowników. W takim Modelu pracownik sam jest świadomy w jakim stopniu jego praca wpływa na rozwój biznesu.

Cykl pracy ze wskaźnikami KPI

planowanie > monitorowanie > aktualizacja

Celem planowania jest poznanie przyszłych wyników bazując na obecnie podjętych decyzjach oraz tych planowanych do podjęcia. Efektem planowania jest możliwość reagowania z wyprzedzeniem i podjęcia takich decyzji, które przyczynią się do poprawy uprzednio zaplanowanych wskaźników KPI, a następnie aktualizacji własnych celów. Monitorowanie wskaźników KPI ma z kolei na celu ocenę skuteczności planowania, aby zwiększać wiedzę i umiejętności w skutecznym planowaniu.
Celem samym w sobie jest skuteczność planowania, aniżeli realizacja celu KPI. Uzyskanie celu KPI mniejszego o 5% jest bardziej wartościowe w dłuższym horyzoncie czasu niż cel KPI większy o 10%.

Finanse

  • EBITDA
  • ROE (rentowność kapitałów własnych)
  • Przepływy pieniężne z działalności operacyjnej
  • Przychody ze sprzedaży
  • Zadłużenie netto / EBITDA, gdzie Zadłużenie netto = zobowiązania – środki pieniężne

SaaS

  • MRR (Monthly Recurring Revenue)
  • CAC (cost of customer acquisition)
  • LTV lifetime value
  • RCS (Recurring Costs of Service)
  • Customer Churn Rate

Sprzedaż

  • Sprzedaż netto
  • Średnia wartość transakcji
  • Wartość utraconych szans sprzedaży
  • Wartość sfinalizowanych transakcji w stosunku do ilości zamówień
  • Średni przychód przypadający na jednego handlowca

Marketing

  • Liczba nowych leadów
  • Liczba subskrypcji newslettera
  • Koszt pozyskania leadów
  • Liczba zapytań ofertowych ze strony internetowej
  • Zaangażowanie na kanałach marki w mediach społecznościowych

Obsługa klienta

  • Liczba wykonanych telefonów
  • Średnia ocena jakości obsługi
  • Średnia liczba rozmów obsługiwanych przez jednego pracownika
  • Liczba zgłoszonych reklamacji
  • Średni czas rozmowy i rozwiązania problemu

E-commerce

  • Zwiększenie ruchu na stronie
  • Ruch na stronie wygenerowany przez poszczególne kanały
  • Współczynnik konwersji
  • Liczba sesji z dodaniem produktów do koszyka
  • Czas spędzony na stronie

Jak dobrać wskaźniki KPI?

Kluczowe Wskaźniki Efektywności KPI biznesu dobieraj indywidualnie do swojej firmy, nawet jeśli konkurencja oraz branża bazuje na innych KPI. Przy ich opracowywaniu warto zacząć od podstaw, czyli od określenia kierunku, w których biznes ma się rozwijać, przewagi konkurencyjnej jaką ma budować. Oprocowywanie wskaźników KPI warto przeprowadzić w ścisłej współpracy z pracownikami odpowiedzialnymi za takie obszary jak m.in.: finanse, marketing, obsługa klienta bazując na konstruktywnej rozmowie, gdzie główny nacisk zostanie położony na analitykę i konkretne dane liczbowe.
Poniższe trzy punkty pozwalają na określenie właściwych KPI:
  • istotność z biznesowego punktu widzenia → czyli wskaźniki KPI, które najlepiej opisują Twój biznes oraz etap rozwoju, na którym się on znajduje,
  • wyznacz wskaźniki KPI, których monitorowanie jest kluczowe → czyli tych, które przyczyniają się do budowania przewagi konkurencyjnej,
  • dobieraj dodatkowe wskaźniki KPI, które najlepiej obrazują kontekst → czyli uzupełniają dane o ważne informacje pozwalające na podjęcie decyzji co do kierunków działania czy rozwoju.

Wyznaczaj KPI SMART-nie:

Zasada SMART to bardzo dobry pomocnik, który pozwoli Ci określić zasadność dobranych wskaźników efektywności. Według niej wskaźniki KPI powinny być:
  • specific – określone, jednoznacznie sformułowane
  • measurable – mierzalne
  • achieveable – osiągalne
  • relevant – istotne
  • time- bound – czasowe.
Co dokładnie oznaczają te enigmatyczne pojęcia? Przede wszystkim pozwalają odpowiedzieć na poniższe pytania:
  • Czy cel jest specyficzny, czyli sprecyzowany, jasno określony i niepozostawiający miejsca na własne interpretacje?
  • Czy cel jest mierzalny, możliwy do zmonitorowania? Jest to o tyle istotne, że dopiero uzyskane wyniki pozwalają określić, czy cel został zrealizowany.
  • Czy cel jest osiągalny, czyli możliwy do zrealizowania za pomocą dostępnych zasobów?
  • Czy cel jest istotny, czyli ważny dla przedsiębiorstwa i jego strategii rozwoju?
  • Czy cel został wyznaczony dla określonego przedziału czasowego, czyli posiada termin realizacji?

Tyle teorii - czas na przykłady KPI:

Załóżmy, że prowadzisz Software House, oferując również usługi w modelu SaaS. Twoim głównym celem odzwierciedlającym skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej jest uzyskanie wyniku EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja) większego o 30% rok do roku (r/r), a Kluczowe Wskaźniki Efektywności KPI przyczyniające się realizacji tego celu będą wyglądały następująco:
  • przychody ze sprzedaży usług projektowych Software House w ujeciu rocznym będą większe o 5% r/r,
  • Marża brutto (%) na usługach Software House wrośnie o 5 p.p. r/r,
  • Koszt pozyskania klienta – CAC dla usług SaaS zmniejszy się o 15% r/r,
  • Liczba płacących klientów SaaS wzrośnie o 38% r/r,
  • liczba wejść na stronę wrośnie o 67% r/r,
  • współczynnik konwersji na płacących klientów wzrośnie o 4 p.p. r/r.
Jeśli Twoje przedsiębiorstwo to firma produkcyjna, która sprzedaje produkty w branży FMCG, a Twoim celem odzwierciedlającym skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej jest zwiększenie wyniku EBITDA o 30% rok do roku (r/r), to wskaźniki KPI możesz zdefiniować następująco:
  • wzrost przychodów ze sprzedaży o 8% r/r,
  • wzrost marży brutto (%) o 4 p.p. r/r,
  • utrzymanie kosztów sprzedaży i marketingu na stałym poziomie,
  • redukcja kosztów administracyjnych o 4% r/r.
Powyższe wskaźniki KPI wyznaczone są zgodnie z zasadą SMART, ponieważ:
  • Cele są jasno określone → osiągnięcie tych celów pozwoli przedsiębiorstwu zwiększyć wynik EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja).
  • Cele są mierzalne → stopień realizacji celu KPI będzie mierzony jako wzrost wyniku EBITDA, a odpowiedzialność za realizację poszczególnych celów zostanie przypisana do osób, które mają wpływ na wskazane wskaźniki KPI.
  • Cele są zgodne z kluczowym wskaźnikiem efektywności KPI dla biznesu → wzrost wyniku EBITDA o 30% rok do roku.
  • Cel jest określony w czasieKPI odnosi się do danych rocznych, a będzie poddawany przeglądowi raz w miesiącu

Kluczowe Wskaźniki Efektywności
– jak je wyznaczać i monitorować?

Dobrze określone wskaźniki KPI pozwalają ocenić skuteczność oraz stopień rozwoju przedsiębiorstwa. Zarówno na etapie ich tworzenia, jak i późniejszego monitorowania pomocny będzie model finansowy w excelu, który pozwala wyznaczyć realne do osiągnięcia poszczególne cele KPI prowdzące do uzyskania głownego celu KPI. Excel jest do tego idealnym narzędziem ponieważ pozwala gromadzić  dane oraz elastycznie dopasowywać moduły z danym w zależności od rodzaju biznesu dla którego zostaną dopasowane dedykowane Kluczowe Wskaźniki Efektywności KPI.

Analiza oparta o dane

Tworzenie, analizowanie oraz zarządzanie wskaźnikami efektywności KPI opiera się o specjalnie przygotowanym w tym celu narzędziu. Plik w excelu pozwala agregować dane z różnych źródeł, w tym m.in. systemów księgowych, systemów operacyjnych, narzędzi google (google analytics, google search console), arkuszy rozliczania czasu pracy na projekty, systemów operacyjnych. Z każdej bazy danych mogą zostać pobrane dane, które następnie zasilą dedykowany model finansowy do monitorowania i planowania wskaźników KPI. Dzięki czemu informacje z danymi będącymi podstawą do kalkulacji KPI znajdują się w jednym miejscu. Taka baza pozwala wizualizować i odczytywać często złożone dane, które budują poszczególne wskaźniki KPI. Największą zaletą tych modeli jest to, że pozwalają obrazować złożone informacje z różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dodatkowo są niezbędne na każdym etapie pracy z KPI – przy ich planowaniu, monitorowaniu oraz aktualizacji i finalnej ocenie stopania realizacji wyznaczonych KPI.

Najlepsze praktyki wyznaczania KPI dla biznesu - krok po kroku

Na Kluczowe Wskaźniki Efektywności składają się te dane, które pomagają podejmować decyzje biznesowe oraz odzwierciedlają w formie liczbowej skuteczność w budowaniu przewagi konkurencyjnej. Pozwalają monitorować, czy obrana strategi budowania przewagi konkurencyjnej idzie we właściwym kierunku. Ważne jest, aby przy wyznaczaniu wskaźników KPI kierować się poniższymi regułami:

1. Wyznacz KPI przyczyniające się do oceny skuteczności budowy przewagi konkurencyjnej.

Zbieżne wskaźniki KPI dla każdej firmy, którymi należy zarządzać ze szczególną uwagą to: wynik EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja), wskaźnik zadłużenie netto / EBITDA, przepływy pieniężne z działalności operacyjnej, wygenerowana gotówka w danym okresie. Powyższe stanowią swego rodzaju trzon wskaźników KPI biznesu. Zarządzanie głównymi wskaźnikami KPI jest możliwe poprzez zidentyfikowanie wskaźników efektywności KPI, które mają wpływ na wymienione. W tej drugiej grupie za najbardziej wartościowe wskaźniki KPI mogę uznać te łączące cele biznesowe oraz operacyjne, np. monitowanie dopasowania oferowanych produktów do potrzeb rynku. Te dwa obszary łączy wskaźnik poleceń (Customer Referral Rate), który mierzy odsetek klientów polecających produkt potencjalnym, innym klientom. Pozwala on też mierzyć skuteczność różnych szczebli działalności przedsiębiorstwa: na poziomie biznesu ten współczynnik KPI mówi o skutecznym programie marketingowym oraz o skuteczności zespołu ds. sprzedaży i wsparcia, umożliwiającym konwersję nowych klientów na klientów płacących, a na szczeblu kierowniczym lub wykonawczym, współczynnik poleceń może być wskaźnikiem KPI, który dotyczy strategicznego celu X% wzrostu organicznego, wirusowego w danym miesiącu/kwartale.

2. Zwróć uwagę, czy posiadasz dane do wyliczenia wyznaczonych wskaźników KPI.

Wyznaczając wskaźniki biznesowe pamiętaj o tym, aby były one możliwe do zmierzenia. Warto też mieć na uwadze, aby ich pomiar nie generował znaczących kosztów. Oceniając proporcję kosztu do korzyści wyboru konkretnego KPI, istotne będą następujące pytania:
  • Jakie zmienne należy gromadzić dla tego wskaźnika KPI?
  • Jakie technologie należy wdrożyć, aby regularnie monitorować te dane?
  • Jaki będzie koszt gromadzenia i monitorowania określonego wskaźnika KPI oraz korzyść możliwa do uzyskania z wykorzystania informacji płynących z KPI?

3. Wskaźniki KPI - przejrzystość prezentowania.

KPI powinny być gromadzone i prezentowane w jednym pliku Excela. Dane powinny mieć na tyle dużą szczegółowość, aby odpowiadały na wszelkie pytania i stanowiły podstawę do podejmowania decyzji nie tylko zarządczych,a le także tych które będą w ingerencji pracowników. Co więcej, warto też ograniczyć ilość wskaźników KPI i zastanowić się, czy rzeczywiście potrzebujemy ich aż 10, a nie 5? Im więcej KPI, tym więcej danych będzie potrzebnych do ich analizy, co generuje dodatkowe koszty monitorowania, a nawet ich pozyskiwania.

4. Dane gromadzone do wyliczenia wskaźników KPI powinny być wiarygodne i kompletne.

Przykładowo, gdy Twoim celem budującym przewagę konkurencyjną jest optymalizacja kosztu pozyskania nowego klienta (w określonym budżecie pozyskuje większą liczbę klientów), wówczas planowania i monitorowanie wskaźnika KPI będzie przeprowadzane w ścisłej współpacy z osobami odpowiedzialnymi w firmie za: marketing, sprzedaż. Te dane mogą pochodzić z różnych źródeł, platform czy systemów operacyjnych, dlatego też odpowiednio zbudowana baza danych będzie miałą kluczowe znaczenie w minimalizacji ryzyka błędu, a tym samym zwiększeniu wiarygodnosci oceny danego wskaźnika KPI.

5. Wybierz wskaźniki KPI, które będą stanowiły podstawę podejmowania decyzji.

Jednym z najważniejszych rozważań, które powinno występować przy wyznaczaniu wskaźników KPI dla przedsiębiorstwa, jest to, czy wskaźniki KPI będą dostarczały wartościowych informacji. Powinny być na tyle czytelne i zrozumiałe, żeby stanowiły podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji biznesowych i operacyjnych.

6. Wybierz wskaźniki KPI, które można elastycznie dopasowywać do zmian w biznesie.

Raz wybrane Kluczowe Wskaźniki Efektywności nie będą zawsze dobrze obrazowały celów i strategi działania Twojego biznesu, dlatego niezbędne jest ich stałe dopasowywanie do zmiany otoczenia biznesowego.

Monitoruj KPI

Z jednej strony warto wyznaczać, planować wskaźniki KPI, a z drugiej strony systematycznie monitorować poziom KPI oraz dokonywać aktualizacji i oceny stopnia realizacji wskaźników efektywności KPI. Zakładając comiesięczny okres monitorowania wskaźników KPI, możesz podejmować decyzje możliwe szybko i wpływać na przyszłe wyniki. Ocena stopnia realizacji celów KPI ma kluczowe znaczenie dla rozwoju biznesu. Dobrą praktyką jest analizowanie wyników z zespołem. Tworzy to możliwość do przedstawienia swojemu zespołowi, w jakich obszarach uzyskują zadowalające wyniki i zwiększyć ich świadomość wyzwań niezbędnych do realizacji celu KPI oraz przedstawieniu rozwiązań, które do tego się przyczynią.

Jak ustalić wskaźniki KPI wykorzystywane przez pracowników Twojej firmy?

Ten etap dzielę na dwie fazy, gdzie w pierwszym warto skupić się na określeniu najważniejszych wskaźników KPI mając na uwadze optimum między możliwościami zespołu, a strategią biznesu. W tym kroku:
  • określ obszary biznesowe
  • oceń mocne strony zespołu
  • dowiedz się, gdzie prowadzą konwersacje Twoi potencjalni klienci (i gdzie szukają odpowiedzi)
  • wyznacz kluczowe wskaźniki efektywności, które można na bieżąco monitorować i podejmować na ich podstawie decyzje biznesowe i operacyjne
Druga faza polega już na zaplanowaniu i wdrożeniu działań oraz określeniu osób odpowiedzialnych za ich realizację. W tym kroku:
  • przydziel zakresy odpowiedzialności
  • ustal benchmarki i cele
  • wyznacz systemy, z których będą pozyskiwane dane
  • określ sposób komunikacji i transparentność
  • określ dostępność danych i formę ich wizualizacji.
Analizując dokładniej poszczególne punkty fazy pierwszej:
Na wskaźniki KPI wykorzystywane przez pracowników składają się te dane, które pomagą im podejmować te decyzje które są w obszarze ich kompetencji. Pozwala to zaadaptować mikroprzedsiębiorczość w biznesie, jednak aby ten mechanizm skutecznie funkcjonował należy kierować się poniższymi regułami:

1. Określ obszary biznesowe firmy.

Niektóre wskaźniki KPI, w zależności od etapu rozwoju biznesu, są po prostu ważniejsze od innych. Gdy Twój biznes jest w początkowym etapie rozwoju, wówczas największa uwaga jest skierowana na marketing i sprzedaż. Kluczową informacją dostarczaną przez te obszary jest czy oferowany przez Ciebie produkt jest dostosowany do potrzeb grupy docelowej. Odpowiedni wskaźnik w takim przypadku powinien mierzyć poziom zaangażowania lub zadowolenia klientów.
Przy stabilnym wzroście biznesu możesz skupić się na ocenie takich wskaźników jak koszt pozyskania nowego klienta (CAC) oraz sfomułować wskaźniki KPI dla takiej analizy jak ocena opłacalności projektów / klientów.

2. Oceń mocne strony zespołu.

Zrozumienie mocnych stron zespołu skłania do obiektywnego spojrzenia na to jaką wartość wnosi każdy z członków zespołu do biznesu. Możesz mieć w zespole osobę, która idealnie (lub przy niewielkiej pomocy) sprawdza się w roli project managera, ale ma trudności i przeżywa okresy frustracji próbując samodzielnie napisać całą dokumentację techniczną dotyczącą używania produktu. Dodatkowo, znając mocne strony zespołu łatwiej będzie określić, jaką strategię budowania przewagi konkurencyjnej najlepiej będzie wdrożyć.

3. Dowiedz się, gdzie prowadzą konwersacje Twoi potencjalni klienci (i gdzie szukają odpowiedzi).

Dużo lepsze efekty przyniesie skierowanie działań na kanały komunikacji, w których potencjalni klienci szukają odpowiedzi. Jeśli szukają specjalistycznej wiedzy, warto prowadzić i promować swojego bloga z odpowiednimi treściami. Dla firmy działającej w branży odzieżowej źródłem dotarcia do docelowej grupy odbiorców może być wizualizacja ich produktów na Instagramie lub prowadzenie fanpage’a na Facebooku.
Warto skoncentrować obszary działania na kanale lub dwóch kanałach, które będą najchętniej odwiedzane przez Twoją grupę docelową. Dzięki temu masz pewność, że nie przepalisz budżetu na nieefektywne działania, nie rozdzielisz go na zbyt małe części oraz nie nałożysz na siebie dodatkowych zadań, które nie przełożą się na zdobycie założonych celów.
Aktywność biznesowa powinna koncentrować się na dostarczaniu produktu, na który jest zapotrzebowanie oraz edukowaniu potencjalnych klientów. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, gdzie klienci szukają odpowiedzi na swoje pytania. Czy odpowiedzi szukają w Quora lub Google? Jakie pytania zadają i w jakim stopniu są one związane z Twoimi produktami. Oto bezpłatne narzędzie, które pomoże Ci dowiedzieć się więcej o pytaniach zadawanych przez potencjalnych klientów:

4. Wyznacz kluczowe wskaźniki efektywności, które można na bieżąco monitorować i podejmować na ich podstawie decyzje.

Ten etap jest miejscem styku dostępnych danych do monitorowania kluczowych wskaźników efektywności z obraną strategią. Dzięki wiadomościom zgromadzonym w poprzednich punktach posiadasz zdecydowanie bardziej wartościową bazę, którą możesz wykorzystać podczas rozmowy z zespołem do wyznaczenia pomocnych dla nich wskaźników KPI. Zależnie od wielkości zespołu i charakteru oferowanych produktów lub usług zbudujcie bazę do wyznaczenia odpowiednich wskaźników efektywności. Ważne jest, aby wskaźniki KPI zarówno ich sformułowanie jak też ustalenie oczekiwanego poziomu było efektem przeprowadzonych rozmów z zespołem i uzyskanego konsensusu. Od Ciebie zależy czy zdecydujesz się na otwartą rozmowę z pracownikami czy może na przeprowadzenie anonimowej ankiety. Ważne jest, aby pracownicy byli poinformowani, akceptowali i rozumieli wskaźniki KPI. W końcu to pracownicy będą odpowiedzialni i wykorzystywali te wskaźniki KPI do podejmowania przy podejmowanych przez nich decyzjach.
Gdy uda Ci się określić i przeprowadzić wszystkie czynności fazy pierwszej, to czas na przejście do drugiego etapu, gdzie:

1. Określ zakres odpowiedzialności.

Samo wyznaczenie KPI nie gwarantuje firmie sukcesów. Ważne jest aby wskaźniki KPI były wykorzystywane przez pracowników, jako podstawa do podejmowania przez nich decyzji. Aby tak się stało należy rozdzielić zakresy odpowiedzialności, w ramach których pracownicy będą mieli samodzielność w podejmowaniu decyzji. W pierwszej fazie wyznaczania najważniejszych wskaźników efektywności istotne jest określenie mocnych stron zespołu. To na tej podstawie najłatwiej będzie Ci rozdzielić zakresy odpowiedzialności. Taka obiektywna ocena pracownika pozwoli na określenie jego mocnych strony i delegacji odpowiedzialności za konkretne obszary działania firmy. Jest to kluczowa czynność niezbędna do wdrożenia Modelu zarządzania biznesem opartego na  KPI.
Dodatkowo, istotne jest aby wszyscy pracownicy mieli dobrze i jasno zarysowany kierunek działania dla obranej strategii budowania przewagi konkurencyjnej. To umożliwia właściwą prioretyzację pracy i codziennych zadań.

2. Benchmarking i cele.

W momencie gdy zostaną wyznaczone najważniejsze kluczowe wskaźniki efektywności, wówczas istotne jest ponowne zweryfikowanie czy wskaźniki KPI są możliwe do osiągnięcia i nie są ustawione na wyrost. Przy ustalaniu KPI warto ostrożnie podchodzić do branżowych benchmarków. Największą wartość mają benchmarki wewnętrzne odnoszące się do poprzednich miesięcy w biznesie i praca nad ich poprawą. W wielu przypadkach benchmarki nie są porównywalne z uwagi na odrębne zmienne charakterystyczne dla przedsiębiorstw. Te zmienne mogą być związane ze specyfiką branży, produktu lub usługi. Dla przykładu nie ma sensu porównywać współczynnika konwersji e-mail marketingu z produktem z sektora usług finansowych. Podsumowując, monitoruj benchmarki na rynku, wśród konkurentów, jednak mimo wszystko ustalaj z zespołem własne wskaźniki KPI.

3. Wyznacz systemy, z których będą pozyskiwane dane.

Ustalenie systemów, z których będą pozyskane dane do monitorowania wskaźników KPI pozwala na zbudowanie wiarygodności Modelu zarządzania opartego na KPI. Tworzenie łatwych do wyjaśnienia i monitorowania wskaźników KPI ma kluczowe znaczenie dla  efektywnej pracy z ich wykorzystaniem. Zespół będzie czuł większą satysfakcję oraz sens działania, widząc efekty swojej pracy poprzez osiągnięcie wyników, które przekładają się na realizację tylko ich kluczowych wskaźników efektywności, ale również tych odnoszących się do całego biznesu (jak np. wynik EBITDA).

4. Komunikacja i przejrzystość.

Kluczowe dla funkcjonowania Modelu zarządzania opartego na KPI będzie stworzenie odpowiedniej komunikacji oraz transparentności przekazywania informacji w zespole. Firmy, które osiągają najlepsze rezultaty oraz posiadają zdolność do szybkiego dostosowania się do zmian w otoczeniu cechuje decentralizacja zarządzania. Sprowadza się ona do przekazania zespołom większego zakresu odpowiedzialności. Takie podejście powoduje, że każdy z członków zespołu ma pełną świadomość jaki jest cel nadrzędny biznesu i w jakim stopniu jego praca przyczynia się do uzyskiwania oczekiwanych rezultatów. Osiągnięcie takich rezultatów nie byłoby możliwe bez współpracy, dzielenia się wiedzą wewnątrz zespołu, wsparcia, komunikacji oraz transparentności.

5. Dostępność danych i wizualizacja.

Gromadzenie i analizowanie danych jest pierwszym krokiem prowadzącym do transparentności. Na tym etapie bardzo przydatny będzie Model KPI zawierający Kluczowe Wskaźniki Efektywności. Pozwala on nie tylko przedstawić i zebrać dane, ale też monitorować stopień realizacji obranych KPI dedykowanych dla poszczególnych zespołów czy dla przedsiębiorstwa. Częstotliwość przesyłania danych i ich analizowania przez członków zespołu powinna mieć miejsce minimum raz w miesiącu. Jest to też dobry moment na przeprowadzenie wspólnego spotkania i omówieniu uzyskanych w ostatnim miesiącu wyników. To chwila na konstruktywne rozmowy dotyczące działań jakie należy podjąć, aby poprawić uzyskiwane wskaźniki KPI. Pomocne w tym będą liczne wizualizacje znajdujące się w Modelu KPI, które ułatwią szybką interpretację uzyskanych wyników oraz zrozumienie istoty rzeczy.
Najważniejszy jest pierwszy krok we wdrożeniu Modelu zarządzania opartego na wskaźnikach KPI. Pierwsze efekty dla Twojego biznesu z wdrożenia KPI będą widoczne maksymalnie po 3 miesiącach. Powodzenia.

Więcej wartościowej treści

Loading...