KPI, czyli jak skutecznie mierzyć cele biznesowe

Każdy kto prowadzi firmę, powinien znać własne cele do realizowania. W zależności od charakteru działalności te cele mogą odnosić się m.in. do: liczby klientów, kosztu pozyskania klienta, sprzedanych licencji, przychodów ze sprzedaży konkretnego produktu, kosztów produkcji, wyniku EBITDA. Ich wyznaczenie i monitorowanie pozwala określić stopień rozwoju i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Co to są KPI?

KPI (key performance indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności to mierzalne wartości, które pokazują, jak skutecznie osoby zaangażowane w biznesie osiągają najważniejsze dla nich cele biznesowe. Wykorzystywane są w wielu różnych dziedzinach i pozwalają ocenić skuteczność działań biznesowych. Pozwalają ograniczyć dużą ilość informacji do najbardziej potrzebnych danych, które dają najlepszy obraz realizacji wyznaczonych celów. Wskaźniki KPI są charakterystyczne dla danej firmy, konkretnego stanowiska i będą się różnić w zależności od charakterystyki przedsiębiorstwa, branży, wielkości firmy bądź strategii działania.
W poniższej publikacji skoncentrowałem się na przedstawieniu w skondensowany sposób kompendium wiedzy na temat KPI. Po przeczytaniu będziesz wiedział: co wpływa na motywację pracowników?, jak pracować ze wskaźnikami KPI?, Jakie KPI wyznaczyć dla każdego z obszarów biznesu?, Jak dobrać wskaźniki KPI?, Jaka jest złota zasada przy ustalaniu KPI? oraz poznasz najlepsze praktyki wyznaczania wskaźników KPI wykorzystywane m.in. w Grupie Kapitałowej PGE.

Wskaźniki KPI, a motywacja pracowników

Obecnie motywacja pracowników obejmuje potrzebę:
  • uczestnictwa w podejmowaniu decyzji
  • samorealizacji / wykorzystania swych talentów
  • rozwoju
  • wpływu na kierunek rozwoju biznesu
Skuteczna motywacja pracowników oraz zaspokajanie ich potrzeb sprowadza się do wdrożenia w organizacji mikroprzedsiębiorczości. Narzędziem umożliwiającym wdrożenie turkusowego stylu zarządzania są Kluczowe Wskaźniki Efektywności. To właśnie wskaźniki KPI są narzędziami umożliwiającymi monitorowanie własnych postępów, stanowią podstawę do wprowadzenia usprawnień. Może się to wydawać niewiarygodne, jednak wdrożenie Modelu zarządzania opartego na KPI eliminuje konieczność kontroli pracowników. W takim Modelu pracownik sam jest świadomy w jakim stopniu jego praca wpływa na rozwój biznesu.

Cykl pracy ze wskaźnikami KPI

planowanie > monitorowanie > aktualizacja

Celem planowania jest poznanie przyszłych wyników bazując na obecnie podjętych decyzjach oraz tych planowanych do podjęcia. Efektem planowania jest możliwość reagowania z wyprzedzeniem i podjęcia takich decyzji, które przyczynią się do poprawy uprzednio zaplanowanych wskaźników KPI, a następnie aktualizacji własnych celów. Monitorowanie wskaźników KPI ma z kolei na celu ocenę skuteczności planowania, aby zwiększać wiedzę i umiejętności w skutecznym planowaniu.
Celem samym w sobie jest skuteczność planowania, aniżeli realizacja celu KPI. Uzyskanie celu KPI mniejszego o 5% jest bardziej wartościowe w dłuższym horyzoncie czasu niż cel KPI większy o 10%.

4.17 avg. rating (83% score) - 6 votes

Przykłady KPI w zależności od obszaru działalności / modelu biznesowego

Finanse

  • EBITDA
  • ROE (rentowność kapitałów własnych)
  • Przepływy pieniężne z działalności operacyjnej
  • Przychody ze sprzedaży
  • Zadłużenie netto / EBITDA, gdzie Zadłużenie netto = zobowiązania – środki pieniężne

SaaS

  • MRR (Monthly Recurring Revenue)
  • CAC (cost of customer acquisition)
  • LTV lifetime value
  • RCS (Recurring Costs of Service)
  • Customer Churn Rate

Sprzedaż

  • Sprzedaż netto
  • Średnia wartość transakcji
  • Wartość utraconych szans sprzedaży
  • Wartość sfinalizowanych transakcji w stosunku do ilości zamówień
  • Średni przychód przypadający na jednego handlowca

Marketing

  • Liczba nowych leadów
  • Liczba subskrypcji newslettera
  • Koszt pozyskania leadów
  • Liczba zapytań ofertowych ze strony internetowej
  • Zaangażowanie na kanałach marki w mediach społecznościowych

Obsługa klienta

  • Liczba wykonanych telefonów
  • Średnia ocena jakości obsługi
  • Średnia liczba rozmów obsługiwanych przez jednego pracownika
  • Liczba zgłoszonych reklamacji
  • Średni czas rozmowy i rozwiązania problemu

E-commerce

  • Zwiększenie ruchu na stronie
  • Ruch na stronie wygenerowany przez poszczególne kanały
  • Współczynnik konwersji
  • Liczba sesji z dodaniem produktów do koszyka
  • Czas spędzony na stronie

Jak dobrać wskaźniki KPI?

Kluczowe Wskaźniki Efektywności KPI biznesu dobieraj indywidualnie do swojej firmy, nawet jeśli konkurencja oraz branża bazuje na innych KPI. Przy ich opracowywaniu warto zacząć od podstaw, czyli od określenia kierunku, w którym biznes ma się rozwijać, przewagi konkurencyjnej jaką ma budować. Oprocowywanie wskaźników KPI warto przeprowadzić w ścisłej współpracy z pracownikami odpowiedzialnymi za takie obszary jak m.in.: finanse, marketing, obsługa klienta bazując na konstruktywnej rozmowie, gdzie główny nacisk zostanie położony na analitykę i konkretne dane liczbowe.
Poniższe trzy punkty pozwalają na określenie właściwych KPI:
  • istotność z biznesowego punktu widzenia → czyli wskaźniki KPI, które najlepiej opisują Twój biznes oraz etap rozwoju, na którym się on znajduje,
  • wyznacz wskaźniki KPI, których monitorowanie jest kluczowe → czyli tych, które przyczyniają się do budowania przewagi konkurencyjnej,
  • dobieraj dodatkowe wskaźniki KPI, które najlepiej obrazują kontekst → czyli uzupełniają dane o ważne informacje pozwalające na podjęcie decyzji co do kierunków działania czy rozwoju.

Wyznaczaj KPI SMART-nie:

Zasada SMART to bardzo dobry pomocnik, który pozwoli Ci określić zasadność dobranych wskaźników efektywności. Według niej wskaźniki KPI powinny być:
  • specific – określone, jednoznacznie sformułowane
  • measurable – mierzalne
  • achieveable – osiągalne
  • relevant – istotne
  • time- bound – czasowe.
Co dokładnie oznaczają te enigmatyczne pojęcia? Przede wszystkim pozwalają odpowiedzieć na poniższe pytania:
  • Czy cel jest specyficzny, czyli sprecyzowany, jasno określony i niepozostawiający miejsca na własne interpretacje?
  • Czy cel jest mierzalny, możliwy do zmonitorowania? Jest to o tyle istotne, że dopiero uzyskane wyniki pozwalają określić, czy cel został zrealizowany.
  • Czy cel jest osiągalny, czyli możliwy do zrealizowania za pomocą dostępnych zasobów?
  • Czy cel jest istotny, czyli ważny dla przedsiębiorstwa i jego strategii rozwoju?
  • Czy cel został wyznaczony dla określonego przedziału czasowego, czyli posiada termin realizacji?

Tyle teorii - czas na przykłady KPI:

Załóżmy, że prowadzisz Software House, oferując również usługi w modelu SaaS. Twoim głównym celem odzwierciedlającym skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej jest uzyskanie wyniku EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja) większego o 30% rok do roku (r/r), a Kluczowe Wskaźniki Efektywności KPI przyczyniające się realizacji tego celu będą wyglądały następująco:
  • przychody ze sprzedaży usług projektowych Software House w ujeciu rocznym będą większe o 5% r/r,
  • Marża brutto (%) na usługach Software House wrośnie o 5 p.p. r/r,
  • Koszt pozyskania klienta – CAC dla usług SaaS zmniejszy się o 15% r/r,
  • Liczba płacących klientów SaaS wzrośnie o 38% r/r,
  • liczba wejść na stronę wrośnie o 67% r/r,
  • współczynnik konwersji na płacących klientów wzrośnie o 4 p.p. r/r.
Jeśli Twoje przedsiębiorstwo to firma produkcyjna, która sprzedaje produkty w branży FMCG, a Twoim celem odzwierciedlającym skuteczne budowanie przewagi konkurencyjnej jest zwiększenie wyniku EBITDA o 30% rok do roku (r/r), to wskaźniki KPI możesz zdefiniować następująco:
  • wzrost przychodów ze sprzedaży o 8% r/r,
  • wzrost marży brutto (%) o 4 p.p. r/r,
  • utrzymanie kosztów sprzedaży i marketingu na stałym poziomie,
  • redukcja kosztów administracyjnych o 4% r/r.
Powyższe wskaźniki KPI wyznaczone są zgodnie z zasadą SMART, ponieważ:
  • Cele są jasno określone → osiągnięcie tych celów pozwoli przedsiębiorstwu zwiększyć wynik EBITDA (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja).
  • Cele są mierzalne → stopień realizacji celu KPI będzie mierzony jako wzrost wyniku EBITDA, a odpowiedzialność za realizację poszczególnych celów zostanie przypisana do osób, które mają wpływ na wskazane wskaźniki KPI.
  • Cele są zgodne z kluczowym wskaźnikiem efektywności KPI dla biznesu → wzrost wyniku EBITDA o 30% rok do roku.
  • Cel jest określony w czasieKPI odnosi się do danych rocznych, a będzie poddawany przeglądowi raz w miesiącu

Kompendium wiedzy o KPI | Zamawiam

Plik z kompendium wiedzy o KPI zostanie wysłany na wskazany w transakcji adres e-mail.
Jak wiedza została przedstawiona w publikacji?
> 6 kroków do wyznaczenia wskaźników KPI dla biznesu
> 9 etapów wyznaczenia wskaźników KPI dla pracowników

98 PLN /netto

121 PLN /brutto

Sprzedawcą jest Enterprise Code Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Bobrzyńskiego 29/17, 30-348 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000538307; NIP 6762484436; REGON 360613637
Regulamin sprzedaży znajdziesz tutaj.

Więcej wartościowej treści

Loading...