Czym zatem jest system controllingu? Odpowiedź na to pytanie przekażę Ci w formie praktycznych wpisów na tej stronie. Swoją drogą byłoby mi niezmiernie miło, gdybyś po kilku miesiącach od poznania tajników controllingu przesłał mi swoje spostrzeżenia na temat wpływu wdrożenia controllingu na wyniki Twojego biznesu. Im więcej przedsiębiorców pozna ideę controllingu, tym większa będzie nasza przewaga konkurencyjna na tle innych rynków. Dodam tylko, że controlling wywodzi się z USA.
Przechodząc do clou, gromadząc dane, otrzymujesz podstawę do podjęcia racjonalnych decyzji biznesowych. Aby zbierać i przetwarzać dane warto abyś w pierwszej kolejności określił pytania, na które chcesz poznać odpowiedzi oraz wyznaczył decyzje jakie możesz na ich podstawie podjąć. Takie podejście umożliwi Ci skoncentrowanie się na tych obszarach biznesu, które mają realne przełożenie na wyniki finansowe. Najlepszą formą przyswojenia wiedzy jest przykład. Przykład został przedstawiony dla biznesu rozwijanego w modelu SaaS (Software as a Service).
Krok 1 – Określ pytania, na które chcesz poznać odpowiedzi
Pytania mogą dotyczyć zarówno konkretnego miesiąca, przeszłych okresów, jak również odnosić się do przyszłości. Na tym etapie warto rozdzielić pytania na te dotyczące strony przychodowej, kosztowej, rentowności biznesu, realizowanych nowych projektów / inwestycji oraz finansowania.
Centrum przychodów
A. Jaką mam konwersję na każdym z poziomów lejka sprzedaży?
B. Jaki mam przyrost liczby pozyskanych klientów?
C. Który kanał pozyskania klientów jest najbardziej efektywny?
Centrum kosztów
A. Jaki mam koszt pozyskania klienta?
B. Jaki jest udział kosztów marketingowych w przychodach?
C. Jaki mam miesięczny koszt realizacji usług na klienta?
Centrum zysków
A. Jaką mam marżę na kliencie?
B. Po ilu miesiącach uzyskuję zwrot kosztów poniesionych na pozyskanie klienta?
C. Ilu płacących klientów muszę posiadać, aby uzyskać rentowność?
Centrum inwestycji / projektów
A. Jakie jest okres zwrotu poniesionych nakładów?
B. Czy inwestycja jest opłacalna?
C. Która inwestycja będzie najbardziej opłacalna?
Finansowanie
A. Jakie jest moje zapotrzebowanie na finansowanie przez najbliższe 12 miesięcy?
B. Kiedy będę musiał pozyskać dodatkowe finansowanie na rozwój biznesu?
C. Ile potrzebuje miesięcy, aby spłacić swoje zadłużenie?
Przykładowe decyzje, jakie możesz podjąć na bazie uzyskanych odpowiedzi:
- Zaangażowanie kapitału w efektywne kanały pozyskania klienta, a zrezygnowanie z tych nieefektywnych
- Wprowadzenie dodatkowego kanału dotarcia do klienta
- Wprowadzenie dodatkowych usług dla dotychczasowych klientów
- Ekspansja na nowy rynek
- Wyznaczenie miesiąca od którego należy skoncentrować się nad pozyskaniem finansowania
- Zabezpieczenie finansowania dla nowej inwestycji
- Wyznaczenie kamieni milowych i kluczowych wskaźników efektywności dla każdego z nich
- Wybór inwestycji np. B do wdrożenia
Pierwszy krok jest jednym z najważniejszych w kontekście zarządzania finansami. Wyznacza Ci kierunek działania oraz umożliwia skoncentrowanie się tylko nad tymi danymi / wskaźnikami, które będą przez Ciebie realnie wykorzystywane do podejmowania decyzji. W kolejnym wpisie zostaną przedstawione kluczowe dane jakie należy gromadzić oraz możliwe źródła ich pozyskania.
Kontynuując swoją misję związaną z przekazaniem wiedzy z zarządzania finansami, na wstępie zwrócę uwagę na jedną cechę. Czy kiedykolwiek zadawałeś sobie pytanie co wyróżnia biznes uzyskujący stabilny wzrost rok do roku? Na podstawie analizy finansowej przeszło 120 przedsiębiorstw zidentyfikowałem jedna cechę wspólną. Jest nią racjonalność gospodarowania. U podstaw racjonalności gospodarczej leży podejmowanie decyzji zarządczych na podstawie konkretnych danych liczbowych.
Krok 2 – Dane oraz źródła ich pozyskania
Dziś trudno mi sobie wyobrazić jakikolwiek biznes, który nie podpiera swoich działań danymi. Niezależnie, czy mówimy tutaj o sporcie, e-commerce czy usługach online. W każdej dziedzinie biznesu możesz gromadzić i przetwarzać dane. Skuteczność i szybkość podejmowania decyzji niejednokrotnie stanowi przewagę konkurencyjną. Mając powyższe na uwadze w tym wpisie skoncentrowałem się na przedstawieniu Ci tych zmiennych, które będą niezbędne do udzielenia konstruktywnych odpowiedzi na zadane pytania z kroku pierwszego.
Zakres i szczegółowość danych jakie możesz gromadzić są nieograniczone, co powoduje że z ogromu danych, kluczowe jest wybranie tylko tych, które faktycznie będą stanowiły podstawę do podjęcia decyzji w biznesie. Uzyskanie równowagi pomiędzy szczegółowością danych, a koncentracją na kluczowych wskaźnikach efektywności stanowi główne clou tego kroku zarządzania finansami. Na podstawie przygotowanych w pierwszym kroku pytań stworzyłem listę zmiennych, które będą pomocne przy udzieleniu odpowiedzi na te pytania. Zmienne zostały uszeregowane z punktu widzenia centrum odpowiedzialności z przypisaniem źródeł informacji.
Centrum przychodów (źródła danych to m.in.: facebook, google analytics, google webmaster tools, księgowość, wewnętrzny CRM, google)
Przystępując do analizy warto rozdzielić stronę www na cześć dedykowaną nowo pozyskiwanym użytkownikom oraz na część przeznaczoną dla już zarejestrowanych użytkowników. Jest to swego rodzaju ułatwienie dla pomiaru wyników i oceny skuteczności kanałów dotarcia do klienta. Zmienne:
- Liczba odwiedzających stronę
- Liczba nowych klientów
- Wartość przychodów netto
- Organiczny wzrost liczby nowych odwiedzających
- Wartość rynku
Centrum kosztów – pozyskanie klienta (mierzony odrębnie dla każdego z kanałów dotarcia do klienta oraz łącznie). Źródło danych: księgowość oraz dodatkowo narzędzia wskazane w centrum przychodów.
- Budżet na kampanię marketingową (np. na facebooku, adwords)
- Koszty osobowe
- Liczba pracowników
- Pozostałe koszty marketingu i sprzedaży
- Liczba pozyskanych klientów
Centrum kosztów – realizacja usług (księgowość)
- Koszt utrzymania infrastruktury
- Koszty wynagrodzeń programistów
- Pozostałe koszty realizacji usług
Centrum kosztów – ogólnego zarządu (księgowość)
- Koszty osobowe
- Koszty czynszów i dzierżawy
- Liczba pracowników
Finansowanie (księgowość)
- Wartość zainwestowanego kapitału
- Źródła finansowania dłużnego oraz bieżący poziom zadłużenia
- Koszty finansowania w każdym z dłużnych źródeł finansowania
Krok 3 – Wyznacz osoby mające wpływ na wyniki finansowe Twojego biznesu
W pierwszym oraz drugim kroku zarządzania finansami skoncentrowaliśmy się na zmiennych oraz danych mających największy wpływ na generowane wyniki finansowe biznesu. Z kolei w kroku trzecim wskażę konkretne osoby zaangażowane w rozwój Twojego biznesu.
Jednym z najtrudniejszych zadań z jakim przyjdzie Ci się zmierzyć jest delegowanie odpowiedzialności na nowo zaangażowane do współpracy osoby. Rozwijając biznes od samego początku czujesz z nim dużą więź emocjonalną, co powoduje że każdą decyzję chcesz podejmować samodzielnie w każdym obszarze aktywności biznesu. Znam tę tendencję również z autopsji. Najbardziej racjonalne i przyczyniające się do dalszego sprawnego rozwoju biznesu jest zwiększenie zakresu obowiązków i przeniesienie odpowiedzialności na pracowników.
W jaki sposób dzielić odpowiedzialność?
Na podstawie wyznaczonych w drugim kroku centrów odpowiedzialności przypisz do nich konkretne osoby. W przypadku prezentowanego przykładu biznesu rozwijanego w modelu SaaS będą to:
Centrum przychodów
- Handlowcy
- Specjalista ds. marketingu
- Growth hacker
Centrum kosztów – pozyskanie klienta
- Handlowcy
- Specjalista ds. marketingu
- Growth hacker
- Grafik
Centrum kosztów – realizacja usług
- Programiści
- Specjalista ds. UX
- Projekt manager
- Back-end developer
- Front-end developer
- Administrator baz danych
- Grafik
Centrum kosztów – ogólnego zarządu
- Księgowe
- Głowna księgowa
- Zarząd
- Asystentki
- Specjalista ds. HR
- Dyrektor finansowy / Controller finansowy
Centrum zysków / finansowanie
- Zarząd
- Dyrektor finansowy / Controller finansowy
Do każdej z osób zaangażowanych w biznesie przypisz odpowiednie zmienne wyznaczone w drugim kroku. Kluczowe jest, aby pracownicy otrzymali wskaźniki, na które faktycznie mają wpływ podczas swojej pracy.
W jaki sposób krok 3 przyczyni się do poprawy wyników Twojego biznesu?
Dzięki wyznaczeniu centrów odpowiedzialności, a w jego ramach zakresów odpowiedzialności i kompetencji ułatwiona jest ocena skuteczności i efektywności funkcjonowania tychże centrów oraz osób w nich zaangażowanych. Pomiar m.in. efektywności pracy, rentowności biznesu, przedsięwzięć stanowi podstawę do wyznaczenia obszarów do poprawy. W końcu czego nie można zmierzyć, nie można ulepszać.
Powyższy krok jest też pierwszym etapem do wdrożenia systemu motywacyjnego w biznesie. W większym stopniu będziesz miał okazję się o tym przekonać w kolejnych prezentowanych krokach zarządzania finansami.
