Księgowość online

Czym jest księgowość online?

Usługi księgowe to nowoczesna forma usług rachunkowych, w której komunikacja, przesyłanie dokumentów i dostęp do danych finansowych odbywają się zdalnie za pomocą dedykowanych programów. Klucz do wyboru najlepszej oferty leży w ocenie doświadczenia branżowego, zakresu proaktywnego doradztwa oraz poziomu bezpieczeństwa i automatyzacji oferowanych narzędzi.

Komponenty ekosystem nowoczesnej księgowości

Model zdalnej współpracy w obszarze księgowości jest oparty na trzech filarach:

1. Cyfrowy obieg dokumentów: eliminacja papieru i fizycznego dostarczania dokumentów na rzecz ustrukturyzowanych kanałów cyfrowych.
2. Automatyzacja procesów: wykorzystanie technologii do minimalizacji pracy ręcznej, redukcji błędów i przyspieszenia przetwarzania danych.
3. Dostęp do danych 24/7: zapewnienie stałego, bieżącego wglądu w kluczowe wskaźniki finansowe i statusy dokumentów poprzez dedykowaną platformę online.

Analogia do bankowości internetowej jest tu bardzo trafna: tak jak kiedyś wizyta w oddziale banku była normą, a dziś większość operacji wykonuje się przez aplikację, tak samo w księgowości online.

Jak działa księgowość online na co dzień?

Na wejściu dokumenty trafiają do systemu przez KSeF, skrzynkę e-mail, aplikację mobilną lub integrację ze sklepem/ERP. OCR odczytuje dane, a reguły księgowe i integracja z bankiem podpowiadają kategorie i kojarzą płatności. Ustalamy prosty workflow akceptacji (np. zakupy powyżej X zł trafiają do zatwierdzenia), a Ty na bieżąco widzisz statusy: „oczekuje”, „zaksięgowano”, „zapłacono”. Komunikacja to chat/komentarze w dokumencie + cykliczne call’e, a czasy reakcji opisujemy w SLA (np. odpowiedź na pytanie merytoryczne do końca następnego dnia roboczego — przykład polityki, nie obietnica uniwersalna). Na koniec miesiąca wykonujemy zamknięcie i dostarczamy raporty (wynik, cash flow, podatki) w tym samym panelu.

Moje doświadczenia z praktyki: u klienta SaaS po wdrożeniu obiegu online i reguł OCR czas zamknięcia miesiąca spadł z 10 do 3 dni, a różnice kursowe i płatności cykliczne zaczęliśmy rozliczać automatycznie. Dzięki temu zarząd dostał raport MRR/ARPU w 24h, a nie „za tydzień”.

Księgowość online vs. tradycyjne biuro rachunkowe

Wybór nowoczesnego biura rachunkowego online to decyzja, która fundamentalnie wpływa na sposób prowadzenia biznesu. Różnice między tymi dwoma modelami wykraczają daleko poza technologię. Dotyczą one fundamentalnego wpływu na sposób prowadzenia biznesu, szybkość reakcji i potencjał wzrostu. 

Nowoczesna księgowość opiera się na synergii: technologia automatyzuje powtarzalne, żmudne zadania, uwalniając czas Twojego zespołu i optymalizując koszty obsługi księgowej.

Korzyści biznesowe: czas, koszty, decyzje

Księgowość online skraca drogę od dokumentu do decyzji. Dzięki cyfrowemu obiegowi, integracjom z KSeF i bankiem oraz automatyzacji, masz aktualne liczby 24/7. Z mojego doświadczenia przedsiębiorcy najszybciej widzą efekty w trzech obszarach: krótsze zamknięcie miesiąca, mniej błędów i lepsze raporty zarządcze. 

Jak księgowość online skraca zamknięcie miesiąca i liczbę błędów?

Najszybciej dostrzegalną korzyścią jest drastyczne skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca i znaczące ograniczenie liczby błędów. W modelu tradycyjnym proces ten jest często wąskim gardłem, wymaga zebrania wszystkich dokumentów papierowych, ręcznego wprowadzenia ich do systemu i wielokrotnych weryfikacji. W systemie online proces ten jest ciągły i w dużej mierze zautomatyzowany.

• Skrócenie zamknięcia miesiąca: dokumenty kosztowe spływają na bieżąco przez KSeF, e-mail lub aplikację mobilną. OCR i predefiniowane reguły księgowe natychmiast je przetwarzają i kategoryzują. Integracja z bankiem na bieżąco uzgadnia płatności. Dzięki temu na koniec miesiąca większość pracy jest już wykonana. Doświadczenia rynkowe pokazują, że w firmach usługowych, takich jak SaaS, czas zamknięcia miesiąca może spaść z 10-12 dni roboczych do zaledwie 3-4 dni. W przypadku firm e-commerce, gdzie wolumen dokumentów jest ogromny, wdrożenie reguł automatycznego rozliczania prowizji i zwrotów może skrócić ten proces z 9 do 4 dni.
• Redukcja błędów: automatyzacja eliminuje najczęstsze źródło pomyłek czyli błędy ludzkie przy ręcznym przepisywaniu danych. Systemy online posiadają wbudowane mechanizmy walidacji, które np. wykrywają duplikaty faktur po numerze lub kwocie. Dodatkowo, wdrożenie cyfrowych checklist zamknięcia miesiąca oraz zasady „czterech oczu” (gdzie kluczowe lub wrażliwe zapisy są weryfikowane przez drugą osobę) systematyzuje kontrolę. Efektem jest drastyczny spadek liczby korekt JPK, w niektórych przypadkach nawet do zera w kilku kolejnych miesiącach po wdrożeniu.

Jakie raporty otrzymasz?

Największa strategiczna przewaga księgowości online leży w transformacji działu finansowego z centrum kosztów w centrum analityki i zysku. Gdy dane finansowe są dostępne natychmiast i zintegrowane z danymi operacyjnymi (np. ze sklepu internetowego), księgowość przestaje być tylko historycznym zapisem. Staje się narzędziem predykcyjnym i analitycznym.

• Raporty zarządcze dostępne 24/7: Zamiast prosić księgowego o „zestawienie na jutro”, menedżer ma stały dostęp do kluczowych raportów. Do najważniejszych należą:
• Cash flow: pokazuje nie tylko bieżący stan gotówki, ale również prognozowane wpływy i wydatki na najbliższe tygodnie, uwzględniając terminy płatności faktur i nadchodzące zobowiązania podatkowe (VAT, PIT, ZUS). Pozwala to na proaktywne zarządzanie płynnością.
• Analiza marżowości: systemy online pozwalają na analizę rentowności w różnych wymiarach: na poziomie produktu, kanału sprzedaży, a nawet pojedynczego klienta. Dzięki temu można szybko zidentyfikować, które obszary działalności generują największy zysk, a które wymagają optymalizacji.
• Wiekowanie należności: interaktywny raport pokazujący, którzy klienci zalegają z płatnościami i jak długo. Często jest on zintegrowany z modułem automatycznej windykacji, który sam wysyła przypomnienia o płatności.
• Specjalistyczne KPI dla branż: dedykowane dashboardy w Looker Studio lub Power BI ze wskaźnikami KPI dedykowanymi dla modelu biznesowego Twojej firmy. Dla firm SaaS kluczowe jest śledzenie w czasie rzeczywistym wskaźników takich jak MRR (miesięczny powtarzalny przychód), ARPU (średni przychód na użytkownika), Churn (wskaźnik rezygnacji klientów) i LTV (wartość życiowa klienta). Dostęp do tych danych pozwala na dynamiczne zarządzanie polityką cenową, testowanie wpływu rabatów na rentowność i optymalizację strategii utrzymania klienta.

Realny zwrot z inwestycji w księgowość online

Ocena opłacalności przejścia na księgowość online wymaga szerszego spojrzenia niż tylko porównanie miesięcznych abonamentów. Należy analizować całkowity koszt oraz zwrot z inwestycji (ROI).

• Całkowity koszt: obejmuje wszystkie koszty związane z usługą:
• Opłata abonamentowa za pakiet usług.
• Koszty integracji z innymi systemami (e-commerce, ERP, bank).
• Jednorazowe opłaty za wdrożenie i migrację danych.
• Koszty konsultacji i szkoleń.
• Najważniejszy, często pomijany składnik: czas pracy zespołu poświęcony na obsługę procesów księgowych (przygotowywanie dokumentów, akceptacje, wyjaśnienia).
• Zwrot z inwestycji (ROI): ROI oblicza się, porównując korzyści z wdrożenia do całkowitych kosztów. Korzyści te to nie tylko twarde oszczędności, ale również wartość wynikająca z lepszych decyzji i uniknięcia strat. Wzór na ROI można przedstawić jako:

ROI = ( korzyści roczne − roczne koszty całkowite )​ / roczne koszty całkowite

Gdzie korzyści to suma:

• Oszczędności czasu pracowników (przeliczonego na ich stawki godzinowe).
• Redukcji kosztów związanych z błędami (np. odsetki podatkowe, kary).
• Wartości wynikającej z lepszych decyzji (np. szybsze wykrycie spadku marży i podjęcie działań naprawczych).

Przykładowy scenariusz obliczeniowy:

Załóżmy, że mała firma usługowa, dzięki automatyzacji, oszczędza 5 godzin pracy właściciela (stawka 450 zł/h) i 18 godzin pracy asystentki (stawka 70 zł/h) miesięcznie.

• Oszczędność czasu: (5×450 zł)+(18×70 zł)=2250 zł+1260 zł= 3510 zł/miesiąc.
• Miesięczny koszt całkowity (abonament + integracje): 2950 zł.
• Dodatkowe oszczędności z tytułu mniejszej liczby błędów i szybszej windykacji: 950 zł/miesiąc.
• Całkowita korzyść netto: (3510 zł+950 zł)−2950 zł = 1510 zł/miesiąc.
• Roczna korzyść netto: 1510 zł × 12 = 18120 zł.
• Roczne koszty całkowite: 2950 zł × 12 = 35400 zł.
• ROI: (53520 zł− 35400 zł) / 35400 zł = 51%.

Ten uproszczony przykład pokazuje, że nawet przy konserwatywnych założeniach, inwestycja w nowoczesną księgowość online szybko się zwraca, a głównym motorem zwrotu jest odzyskany czas, który można przeznaczyć na rozwój biznesu.

Koszty i modele cenowe

Kiedy klienci pytają mnie o koszty księgowości online, zawsze zaczynam od pełnego obrazu: abonament + wolumen + dodatki + jednorazowe wdrożenie + czas ludzi. Dopiero taki widok daje realny całkowity koszt. Z mojego doświadczenia, transparentna wycena skraca decyzję i obniża ryzyko niespodzianek po 3–4 miesiącach współpracy.

Ile kosztuje księgowość online i od czego zależy cena?

Finalny cennik za usługi księgowe online zależy od czterech czynników:

1. Zakres i złożoność – Zakres i złożoność – czy potrzebna jest uproszczona ewidencja, czy pełna księgowość online, niezbędna przy prowadzeniu spółki, kadry/płace, waluty, transakcje UE. Księgowość spółki z o.o. jest bardziej wymagająca, co wpływa na finalną cenę.
2. Wolumen – liczba dokumentów/mies., liczba pracowników i list płac, liczba sklepów/kanałów sprzedaży.
3. Integracje – bank, KSeF, e-commerce/marketplace, magazyn/ERP (czasem płatne moduły).
4. Obsługa doradcza i SLA – konsultacje, audyty, czas reakcji, raporty zarządcze.

Przykład (hipotetyczny): firma e-commerce, 600 dok./mies., 12 pracowników, integracje bank+KSeF+sklep. Abonament bazowy + progowy wolumen + moduł kadrowy + setup integracji = rzetelny koszt całkowity. Dla zgodności warto sprawdzić wymagania KSeF/RODO w oficjalnych źródłach.

Jak rozpoznać ukryte koszty (per dokument, integracje, konsultacje)?

Najczęstsze haczyki, które widzę podczas audytów:

• Opłata per dokument po przekroczeniu progu (np. >300 dok./mies.) lub za załączniki/duplikaty.
• Integracje płatne osobno (bank, KSeF, marketplace), a do tego koszt utrzymania lub limit synchronizacji.
• Kadry/płace rozliczane per pracownik + dopłata za PPK, ZUS RSA, aneksy, świadectwa pracy.
• Korekty i deklaracje (JPK, VAT-UE, PIT/CIT) poza pakietem oraz „rush fee” za pilne tematy.
• Onboarding/migracja: przeniesienie danych historycznych, zamknięcie roku u poprzedniego biura, szkolenia użytkowników.
• Dostępy i archiwum: dodatkowi użytkownicy, dłuższa retencja dokumentów, eksporty danych.

Anegdota z praktyki: właściciel firmy rozwijanej w modelu marketplace wybrał tani abonament, ale płacił 0,80 zł za każdy dokument ponad limit i osobno za integrację sklepu. Po pół roku realny koszt był +42% wyższy niż zakładał. Po zmianie modelu na ryczałt wolumenowy z buforem i stałą opłatą za integracje, wydatki stały się przewidywalne.

Bezpieczeństwo danych

Rozwiązania chmurowe wdrożone zgodnie z najlepszymi praktykami, oferują poziom bezpieczeństwa i ciągłości działania znacznie przewyższający standardy osiągalne dla większości tradycyjnych biur rachunkowych. 

Łączę praktykę CFO z wymogami prawnymi, dzięki temu wdrażamy rozwiązania, które są bezpieczne i użyteczne na co dzień. Poniżej pokazuję, na co realnie zwrócić uwagę i jak podzielić odpowiedzialności, by spać spokojnie.

Techniczne warstwy ochrony danych

Bezpieczeństwo w systemach online jest wielowarstwowe i obejmuje:

• Szyfrowanie: to absolutna podstawa. Transmisja danych między przeglądarką użytkownika a serwerem musi być szyfrowana za pomocą protokołu TLS 1.2 lub nowszego.
• Uwierzytelnianie i kontrola dostępu: standardem jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), które wymaga dodatkowego potwierdzenia tożsamości (np. kodem z aplikacji w telefonie) przy każdym logowaniu. Kluczowy jest również mechanizm RBAC (Role-Based Access Control), który pozwala na precyzyjne nadawanie uprawnień. Pracownik działu sprzedaży widzi tylko faktury, które wystawił, menedżer akceptuje koszty do określonej kwoty, a zarząd ma wgląd we wszystkie raporty.

Kto odpowiada za błędy i jak działa procedura incydentowa?

Co do zasady za rozliczenia podatkowe odpowiada podatnik (firma), ale zakres odpowiedzialności biura wynika z umowy i przepisów. Biura mają polisę OC oraz procedurę korekt. U nas standardem jest zasada czterech oczu przy zapisach wrażliwych, lista kontrolna do JPK i akcept Twojego zespołu przed wysyłką deklaracji. W umowie warto uregulować limity odpowiedzialności, tryb zgłaszania zastrzeżeń i terminy korekt.

Standardowa procedura incydentowa obejmuje następujące kroki:

1. Wykrycie i klasyfikacja: natychmiastowa identyfikacja problemu i ocena jego skali (czy to błąd podatkowy, czy naruszenie bezpieczeństwa danych).
2. Izolacja i zabezpieczenie: zabezpieczenie dowodów (logi systemowe, kopie dokumentów) w celu analizy przyczyn.
3. Powiadomienia: wewnętrzne powiadomienie zespołu. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, obowiązkowe zgłoszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w ciągu 72 godzin oraz, w uzasadnionych przypadkach, poinformowanie osób, których dane dotyczą.
4. Działania naprawcze: podjęcie natychmiastowych kroków w celu skorygowania błędu (np. złożenie korekty deklaracji JPK) i zminimalizowania jego skutków.
5. Analiza przyczyn i działania korygujące: zidentyfikowanie źródła problemu i wdrożenie zmian w procesach lub systemie, aby zapobiec jego powtórzeniu w przyszłości.
6. Raport końcowy: Przedstawienie dedykowanej osobie z Twojej firmy transparentnego raportu z incydentu, zawierającego opis sytuacji, podjętych działań i wdrożonych usprawnień.

Dla jakich firm to najlepszy wybór?

Księgowość online nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla wszystkich. Jej największa siła tkwi w elastyczności i możliwości dopasowania procesów do specyfiki konkretnej branży i modelu biznesowego. Rozumiemy wyzwania Twojego biznesu.

Dla SaaS

Wyzwanie: model przychodów powtarzalnych, często w wielu walutach, z różnymi planami taryfowymi i cyklami rozliczeniowymi. Ręczne zarządzanie tysiącami subskrypcji, fakturowaniem cyklicznym, rozliczaniem opłat z bramek płatniczych i prawidłowym rozpoznawaniem przychodu w czasie jest niezwykle złożone i podatne na błędy.

Rozwiązanie online:

• Automatyzacja Subskrypcji: Kluczowa jest głęboka, dwukierunkowa integracja z bramkami płatności (np. Stripe, Przelewy24, Adyen). System automatycznie generuje faktury cykliczne na podstawie danych z bramki, księguje opłaty, prowizje i ewentualne zwroty (chargebacki).
• Rozpoznawanie Przychodu (RMP): W przypadku planów rocznych opłaconych z góry, system automatycznie aktywuje rozliczenia międzyokresowe przychodów (RMP), rozpoznając przychód proporcjonalnie w każdym miesiącu trwania usługi. Jest to kluczowe dla prawidłowego obrazu rentowności.
• Dashboard KPI: Dedykowany panel zarządczy raportuje w czasie rzeczywistym kluczowe metryki SaaS: MRR (miesięczny powtarzalny przychód), ARPU (średni przychód na klienta), Churn (wskaźnik utraty klientów) oraz LTV (wartość życiowa klienta). Dane te są automatycznie przeliczane z uwzględnieniem bieżących kursów walut.

Dla E-commerce i Marketplace

Wyzwanie: ogromnym wolumen transakcji, duża liczbą zwrotów i korekt oraz złożone rozliczenia z platformami marketplace (np. Allegro, Amazon), które pobierają różnego rodzaju prowizje i opłaty. Kluczowe jest również powiązanie danych finansowych z danymi magazynowymi w celu kontroli marży.

Rozwiązanie online:

• Integracja z platformami sprzedażowymi: system księgowy jest zintegrowany bezpośrednio z platformą e-commerce (np. Shopify, PrestaShop) lub marketplace. Zamówienia, faktury, korekty i raporty sprzedażowe są automatycznie importowane.
• Automatyczne rozliczanie prowizji: predefiniowane reguły automatycznie księgują prowizje od sprzedaży, opłaty za przesyłki i inne koszty pobierane przez marketplace, prawidłowo je kategoryzując i przypisując do odpowiednich transakcji.
• Synchronizacja z magazynem (WMS/ERP): integracja z systemem magazynowym pozwala na automatyczne księgowanie dokumentów PZ (przyjęcie zewnętrzne) i WZ (wydanie zewnętrzne) oraz bieżącą wycenę kosztu własnego sprzedaży (np. metodą FIFO). Dzięki temu raport marży na poziomie pojedynczego produktu jest dostępny od ręki.

Dla branży Medycznej i Beauty

Wyzwanie: specyficzne wymogi prawne (RODO) z obsługą dużej liczby klientów, płatnościami w różnych formach (gotówka, karta, BLIK, pakiety, raty) oraz częstą potrzebą wystawiania faktur do paragonów. Kluczowa jest kontrola dostępu do wrażliwych danych pacjentów/klientów.

Rozwiązanie online:

• RODO w praktyce: system zapewnia ścisłą kontrolę uprawnień (RBAC), gdzie np. recepcjonistka ma dostęp tylko do grafiku i wystawiania dowodów sprzedaży, a menedżer do raportów finansowych. Każdy dostęp jest logowany, a uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) jest standardem.
• Integracja z systemem rejestracji: połączenie z systemem do rezerwacji wizyt (np. Booksy, ZnanyLekarz) automatyzuje proces fakturowania. Dane o wykonanej usłudze i płatności są automatycznie przesyłane do systemu księgowego.
• Zarządzanie płatnościami mieszanymi: platforma jest w stanie prawidłowo ewidencjonować i rozliczać sprzedaż pochodzącą z różnych źródeł (kasa fiskalna, terminal płatniczy, przelewy online), co znacząco upraszcza codzienne raporty kasowe.

Dla branży Edukacyjnej i usług profesjonalnych

Wyzwanie: sezonowość przychodów, model płatności ratalnych lub abonamentowych oraz potrzebą analizy rentowności na poziomie projektu, kursu lub grupy. Zarządzanie harmonogramami płatności i windykacja należności są kluczowymi procesami.

Rozwiązanie Online:

• Harmonogramy płatności: system pozwala na zdefiniowanie elastycznych harmonogramów płatności (np. 10 miesięcznych rat za kurs) i automatyczne generowanie faktur lub wezwań do zapłaty w odpowiednich terminach.
• Automatyczna windykacja: po przekroczeniu terminu płatności, system automatycznie wysyła serię spersonalizowanych przypomnień (e-mail, SMS), a w panelu klienta aktualizuje się status zaległości.
• Raportowanie rentowności: dzięki odpowiedniej kategoryzacji kosztów i przychodów możesz w czasie rzeczywistym analizować rentowność każdej grupy szkoleniowej, rocznika czy projektu, co ułatwia podejmowanie decyzji o kontynuacji lub modyfikacji oferty.

Zmiana biura rachunkowego

Zmiana na księgowość online nie musi oznaczać chaosu. Kluczem jest dobry plan, jasny podział ról i równoległy rozruch (stary miesiąc zamyka poprzednie biuro, nowy startuje już w systemie online). Z mojego doświadczenia najlepiej sprawdza się krótka, ale precyzyjna oś czasu i macierz odpowiedzialności, wtedy każdy wie „co, kiedy i kto”.

Jak przejść na księgowość online krok po kroku

Proces migracji rozkładamy na precyzyjnie określone etapy, przypisując odpowiedzialność do każdej ze stron: nasz zespół, Twoją firmę i Twoje dotychczasowe biuro.

Etap 1 – planowanie i przygotowania

• Nasz zespół: przeprowadza audyt obecnych procesów klienta, tworzy listę niezbędnych integracji (bank, KSeF, e-commerce, ERP), ustala finalny zakres usług i SLA. Tworzy mapę kont i konfiguruje podstawowe reguły podatkowe w nowym systemie.
• Twoja firma: podejmuje ostateczne decyzje biznesowe, zapewnia dostęp do kont bankowych (w trybie „tylko do odczytu” dla bank-feed), systemów sprzedażowych oraz nadaje odpowiednie uprawnienia w KSeF. Składa wypowiedzenie umowy w obecnym biurze.
• Twoje dotychczasowe biuro: potwierdza przyjęcie wypowiedzenia i termin przekazania dokumentów. Kontynuuje bieżącą obsługę do końca ostatniego miesiąca współpracy.

Etap 2 – konfiguracja i testy

• Nasz zespół: importuje dane historyczne (kontrahenci, produkty, salda otwarcia). Konfiguruje bank-feed, role użytkowników (RBAC) i wymusza 2FA. Ustawia reguły OCR i kategoryzacji kosztów. Przeprowadza testy integracji, w tym wysyłki i odbioru faktur z KSeF. Przygotowuje do podpisu dokumenty formalne: umowę o świadczenie usług, umowę powierzenia danych (RODO) oraz pełnomocnictwa (UPL-1, ZUS PEL).
• Twoja firma: podpisuje i składa niezbędne pełnomocnictwa. Uczestniczy w krótkich sesjach testowych, aby zweryfikować poprawność działania kluczowych procesów.

Etap 3 – start

• Pierwszy dzień nowego miesiąca. Od tego dnia wszystkie nowe dokumenty (faktury, wyciągi) trafiają już do nowego systemu online.
• Twoje dotychczasowe biuro: koncentruje się na zamknięciu ostatniego miesiąca współpracy, przygotowaniu i wysłaniu deklaracji JPK/VAT za ten okres, a następnie przekazuje kompletny pakiet danych historycznych.
• Nasz zespół: organizuje krótkie szkolenie dla kluczowych użytkowników z obsługi nowego systemu (wystawianie faktur, akceptacja kosztów, korzystanie z raportów).

Etap 4 – stabilizacja i optymalizacja

• Nasz zespół: prowadzi wzmożoną kontrolę jakości danych wprowadzanych do nowego systemu (np. stosując zasadę „czterech oczu” dla wszystkich zapisów w pierwszym miesiącu). Porównuje salda i weryfikuje ciągłość ewidencji. Generuje pierwszy zestaw raportów zarządczych i na podstawie feedbacku od Twojego zespołu doprecyzowuje reguły automatyzacji i wygląd dashboardu.
• Twoja firma: aktywnie korzysta z systemu i zgłasza wszelkie uwagi. Weryfikuje poprawność pierwszych raportów.

Jak przygotować wypowiedzenie umowy w obecnym biurze księgowym?

Zanim złożysz wypowiedzenie, zabezpiecz komplet danych i terminy. Poproś o:

• Pliki JPK za bieżący rok + potwierdzenia wysyłek,
• Ewidencje VAT, KPiR/dzienniki, obroty i salda,
• Ewidencję środków trwałych/WNiP z umorzeniami,
• Listy płac/Kadry (kartoteki, PPK, urlopy),
• Wyciągi bankowe, zestawienia należności/zobowiązań,
• Dostępy/hasła do systemów, które są na Twojej licencji.

Wypowiedzenie złóż z wyprzedzeniem i dołącz protokół przekazania (co, w jakim formacie, do kiedy). Warto doprecyzować, kto zamyka ostatni miesiąc i kto składa deklaracje w okresie przejściowym. Jeśli przenosimy dane osobowe, pamiętaj o podstawie prawnej i umowie powierzenia.

Ile trwa migracja i jak zabezpieczyć ciągłość rozliczeń?

Czas migracji zależy od wolumenu dokumentów i liczby integracji:

• Mikro/małe firmy: zwykle 5–10 dni roboczych (bez magazynu i wielu kanałów).
• E-commerce/marketplace/pełna księgowość: zazwyczaj 2–4 tygodnie.
• Grupy/oddziały/zaawansowany magazyn: 4–6 tygodni i etapowe uruchomienie.

Aby nie było przestojów, stosujemy 5 zabezpieczeń:

1. Start na początku miesiąca + równoległy rozruch.
2. Bufor czasu przed terminami JPK/VAT/ZUS.
3. Kopie danych i plan rollback (eksporty, snapshoty).
4. Dzienny status w pierwszym tygodniu i lista „blokujących” tematów.
5. Testy KSeF/bank-feed i wysyłek przed Etap 3 – start.

Z mojego doświadczenia: w gabinecie medycznym (8 stanowisk) migracja zajęła 12 dni, dzięki wcześniejszemu zgraniu ewidencji sprzedaży i uprawnień KSeF nie było przerwy w rozliczeniach, a raporty przychodów zaczęły spinać się w czasie rzeczywistym.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)