Zarządzanie finansami excel

Pokochaj Excela. Tak zwiększysz szansę na sukces w biznesie.

Będąc przez ostatnie cztery lata związany z controllingiem mogę zapewnić, że proste rozwiązania są najlepsze. Z mojego doświadczenia najlepiej sprawdzającym się narzędziem analitycznym do okiełznania finansów firmy jest podstawowy arkusz kalkulacyjny. Dlatego każdy kto prowadzi własną firmę, musi pokochać Excela. Co prawda istnieją dedykowane programy do planowania, prowadzenia i analizowania przychodów i wydatków małych firm, jednak w rzeczywistości wszystkie one opierają się na arkuszach kalkulacyjnych.

Sprawnie wykonany model finansowy w excelu, jest nie tylko elastycznym narzędziem do zarządzania finansami firmy, ale również rozwiązaniem które ograniczy wydatki jakie zostałyby poniesione na zakup programu i co miesięczne jego opłacanie.

Typowa dla młodej firmy jest ciągła zmiana zarówno na rynku jak i wewnątrz firmy. Firma piwotuje, dopasowuje swój model biznesowy do potrzeb rynku, próbuje różnych rozwiązań marketingowych, sprzedażowych. Szczególnie w małym biznesie aktualizowanie budżetu i założeń finansowych nie może być on prowadzony na sztywno, co jakiś czas trzeba aktualizować dane o nowe informacje mające wpływ na wyniki finansowe firmy. Takie działania najlepiej i najsprawniej można prowadzi się właśnie w arkuszu kalkulacyjnym.

Największym ryzykiem z jakim mierzy się biznes jest ryzyko utraty płynności, szczególnie dostrzegalne w małych firmach dla których pozyskanie finansowania wymaga zdecydowanie więcej czasu niż dla firmy posiadającej dłuższą historię finansowania działalności. Z tego względu warto ze szczególna uwagą skoncentrować się na momencie poniesienia wydatków oraz uzyskania wpływów. Dzięki temu znamy poziom środków pieniężnych jakimi dysponuje biznes, jednak również uzyskaniu informacji o zapotrzebowaniu na finansowanie w sytuacji w której wydatki przewyższą wpływy biznesu.

Aby prognoza finansowania oparta na modelu finansowym była w jak największym stopniu skuteczna, warto uwzględnić następujące wskaźniki:

icon_box checked icon cyklu rotacji należności,

icon_box checked icon cyklu rotacji zapasów,

icon_box checked icon cyklu rotacji zobowiązań.

O ile poniesione wydatki w pełni zależą od nas, o tyle uzyskane wpływy są uzależnione od wielu czynników. Aby zaprognozować wpływy warto wykonać solidną analizę rynku oraz przeprowadzić analizę scenariuszy.

Rozpatrując model finansowy od strony technicznej, w pierwszym arkuszu należy określić podstawowe założenia. Najlepiej w taki sposób, aby ich zmiana przekładała się również na efekty uzyskanych analiz. Z dużym prawdopodobieństwem można zaprognozować dwuletni okres działalności biznesu z miesięczną szczegółowością danych. Kolejne dwa arkusze sugeruję, aby dotyczyły kosztów i przychodów w takiej kategoryzacji, która będzie umożliwiała sprawne analizowanie odchyleń prognozy od wykonania i wyciąganie wniosków na przyszłość. Umiejscowienie danych na dwóch arkuszach pozwala porównać poszczególne okresy i podsumować całość przychodów, czy też kosztów. Analogiczne podejście warto zastosować w arkuszach z biznesem oraz rachunkiem przepływów pieniężnych. Ten ostatni zawiera najważniejsze informacje z przygotowanego modelu finansowego. Odzwierciedla on ile biznes uzyska środków pieniężnych z działalności operacyjnej, ile planuje wydać na inwestycje oraz uzyskać informację na temat możliwego zapotrzebowania na finansowanie zewnętrzne.

Uporządkowanie danych w arkuszach kalkulacyjnych jest o tyle istotne, że umożliwia ich późniejsze sortowanie na datę czy kategorię. Umożliwiają to odpowiednie funkcje oraz tabele przestawne w excelu.

Model finansowy stanowi bazę nie tylko dla właściciele, ale również określa jaki budżet został przydzielony dla każdego z pracowników/działów w firmie oraz jakie firma chce uzyskać efekty z poniesienia tych wydatków poprzez tworzenie i analizowanie wskaźników KPI. Dobrymi praktykami są:

•  przyjęcie reguły, że wydatki powyżej danej kwoty muszą być akceptowane przez jedną osobę,
  
•  nagradzanie za uzyskanie zakładanych wskaźników KPI.

Przy planowaniu wyników finansowych, czy też wskaźników KPI istotny jest pomiar uzyskanych efektów. Jeśli tylko dane w tabeli zaczynają się rozjeżdżać, analizuj! Planuj i konwertuje na dane liczbowe każde działanie realizowane w firmie począwszy od akcji marketingowych, po zatrudnienie pracownika. Dobrze jest przy tym nie tylko założyć limit wydatków, ale też co jakiś czas go kontrolować i w miarę potrzeby zwiększać lub zmniejszać. Budżet firmy nie powinien być przygotowywany na sztywno (,,z grubego palca”).

Czynnik ludzki wprowadza w błąd. Nie polegaj na ręcznych wyliczeniach, od tego są funkcje! Jedno pominiecie funkcji może skutecznie pokrzyżować ci plany w podsumowaniu miesiąca. Z drugiej strony pamiętaj, że to ludzie wprowadzają funkcje. Dlatego przy aktualizowaniu tabeli sprawdzaj formuły.

W grze o dolara, opracowanej przez ekonomistę Martina Shubika, uczestnicy absurdalnie zwiększają wydatki, by wygrać niewspółmierną do poniesionych kosztów aukcję. Nie idź tą drogą. Jeśli działanie nie daje oczekiwanych efektów, wycofaj się w porę. Nie zwiększaj na nie budżetu tylko dlatego, że szkoda ci zainwestowanych w niej środków.

Sprawdzone narzędzie do kontroli wydatków i baza do podejmowania decyzji pomoże w zwiększeniu efektywności przedsiębiorstwa oraz ograniczy ryzyko utraty płynności. Warto do kwestii zarządzania finansami firmy podejść z uwagą, by nie tylko trzymać rękę na pulsie wydatków, ale również reagować na pojawiające się w otoczeniu firmy szanse, które mogą wymagać dodatkowych nakładów finansowych. Dobrze wykonany model finansowy to podstawa do planowania rozwoju firmy, a na tym powinno nam najbardziej zależeć.