Gdy jesteś prezesem firmy lub zarządzasz swoją organizacją, każdy Twój dzień to nieustanny ciąg… podejmowania decyzji. Wiele zależy od Twoich pracowników, ale doskonale wiesz, że jeszcze więcej od samego Ciebie. Decyzje zarządcze determinują rozwój Twojej firmy!

Przychodzisz do biura. Siadasz w wygodnym fotelu. Sięgasz po filiżankę pysznej kawy. I na tym najczęściej kończy się przyjemność z codziennej pracy. W Twojej skrzynce, na Twoim biurku, w zapytaniach pracowników – stajesz przed ciągłymi decyzjami. Nie byłoby w tym nic trudnego, gdyby nie to, że wiele z nich jesteś zmuszony podjąć na podstawie… intuicji! Dlaczego?

Czasem ogrom danych sprawia, że nie jesteś w stanie wysnuć z nich racjonalnych wniosków. Albo z drugiej strony – nie jesteś w stanie wysnuć żadnych wniosków, ponieważ posiadasz niekompletne informacje lub co gorsza nie posiadasz żadnych danych do podjęcia decyzji. Od lat pracuje z osobami zarządzającymi organizacjami, stąd doskonale wiem, z jakimi wyzwaniami muszą mierzyć się w zakresie raportowania zarządczego. Koncentracja na niewłaściwych miernikach, uleganie emocjom, czy brak standardów w generowaniu raportów sprzedaży i interpretowaniu wyników to tylko niektóre z problemów, jakie zwykle napotykali.

Autor

Krzysztof Janik

controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie

W tym artykule zaprezentuję, jak powinien przebiegać poprawny proces przygotowania raportów zarządczych. Pomoże Ci to w podejmowaniu przemyślanych decyzji zarządczych, abyś już nigdy podczas podejmowania istotnych decyzji nie musiał się czuć, jakbyś wróżył z fusów.

Poznaj raport do monitorowania KPI

Cele raportowania zarządczego

Zanim przystąpisz do tworzenia procedury raportowania zarządczego lub generowania samego raportu zarządczego, musisz odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie – dlaczego? Dlaczego potrzebujesz raportu zarządczego? Nie musisz skupiać się tylko na jednym celu. Może ich być kilka. Niezależnie od tego, który dla Ciebie jest właściwy, pamiętaj aby ustalić go na początku i najlepiej przekazać zespołom, które mają dla Ciebie generować dane. Na tym etapie Wasze wizje, a w efekcie działania powinny być spójne.

Cele raportowania zarządczego:

✔ Podejmowanie decyzji – w tym przypadku celem raportu zarządczego jest tworzenie i dostarczanie informacji koniecznych do podjęcia decyzji. Zarządzanie to ciągły proces decyzyjny oparty o przetwarzanie informacji. Dopiero to pozwala wybrać działania, które zmierzają do realizacji wyznaczonych celów. Ciąg podejmowanych decyzji polega na dokonywaniu wyboru spośród możliwych wariantów działań i sposobów ich realizacji, a wybór ten determinujesz przez dostępny zakres informacji.

✔ Komunikacja – każda firma to zespół ludzi, dlatego tak ważna jest komunikacja interpersonalna. W ramach poszczególnych komórek firmy (działów), zwykle tworzą się grupy zgranych ludzi. W takiej sytuacji, aby skutecznie się komunikować wystarczą proste przekazy i zapisy. Możliwa jest nawet improwizacja w zarządzaniu. Pamiętaj jednak, że na poziomie całej organizacji, nie możesz pozwolić sobie na improwizację. Wszelkie komunikaty powinny być przemyślane i stworzone na podstawie dostępnych informacji.

✔ Transparentność – dzięki zadaniom informacyjnym i dokumentacyjnym, raportowanie sprzedaży ma zapewnić transparentność w całej firmie. Dotyczy to zarówno zarządu, jak i pracowników, ale też partnerów biznesowych, inwestorów, czy nawet samych klientów, dla których informacje zarządcze mogą być krokiem milowym do zbudowania zaufania.

✔ Standaryzacja – w tej sytuacji raport zarządczy ma za zadanie poprawić kierowanie przedsiębiorstwem. Najważniejsze jest to, aby przekazywane informacje były czytelne i zrozumiałe dla każdego. W firmie tak jak w muzyce, architekturze czy w oznakowaniu drogowym – potrzebne są standardy w przekazywaniu informacji, by nie pozostawiać pola do własnej interpretacji tam, gdzie to może nie być bezpieczne.

✔ Szybkość działaniaCFO na godziny jako Konsultant biznesowy stoi dziś przed wyzwaniem dostosowania sposobów raportowania i zarządzania danymi do dynamizmu otoczenia. Nowoczesny controlling w firmie oraz CFO na godziny odpowiedzialny za jego efektywne funkcjonowanie, szybko reaguje na zmiany w otoczeniu organizacji i sygnały ze strony zarządzających firmą, co umożliwia błyskawiczną reakcję zarówno na ryzyka, jak i na pojawiające się szanse na rynku. Musi być w stanie odczytywać najistotniejsze sygnały szybko i na bieżąco wspierać Zarząd wartościową informacją. Innym kluczowym elementem jest przewidywanie tego, co może się wydarzyć i jakie są możliwe konsekwencje podejmowanych działań. Liczy się ich koszt w krótkim i długim okresie – to niezbędne elementy nowoczesnego raportowania zarządczego.

✔ Istotność danych – z roku na rok, ze względu na dynamiczny rozwój technologii, różnorodne dane gromadzone w przedsiębiorstwach odgrywają coraz większą rolę. Menedżerowie potrzebują ich dogłębnej analizy oraz klarownego sposobu przedstawienia, aby móc szybciej i skutecznie podejmować określone decyzje.

Korzyści płynące z posiadania odpowiedniego raportu zarządczego

A propos wyborów… Wybór programu do raportowania zarządczego to ciężki wybór. Coś o tym wiem. Przebrnąłem ze swoimi klientami przez wiele narzędzi do monitorowania wskaźników KPI. Z czystym sumieniem mogę polecić kilka, w tym autorski CFO Business Partner.

CFO Business Partner to doskonały system dla raportowania wyników zarządczych w każdej firmie. Zarówno w dużej, jak i średniej. Przekonał mnie przede wszystkim mnogością możliwości w tworzeniu raportów, kokpitów menedżerskich, raportowania danych jednocześnie z wielu źródeł, zarządzania poprzez KPI, tworzenia i raportowania budżetu firmy. To, czym wyróżnia się CFO Business Partner na tle innych narzędzi to dodatkowa możliwość zaawansowanego zarządzania prawami dostępu do raportów! Dla mnie i moich klientów okazało się to zupełnie nową jakością w zarządzaniu efektywnością firmy.

Ogólne funkcje rozwiązania:

 ➡ Dashboardy KPI – przedstawiają najważniejsze informacje dotyczące efektywności działania firmy; od razu skupiają uwagę Zarządu na zagadnieniach strategicznych, budujących wartość firmy;

 ➡ Agregacja danych – wszystkie informacje zarządcze są zebrane w jednym, spójnym zbiorze raportów niezależnie od źródła ich pochodzenia;

 ➡ Racjonalne decyzje – dostęp do aktualnych i sprawdzonych danych historycznych i planistycznych daje twarde podstawy do podejmowania kluczowych decyzji biznesowych;

 ➡ Analiza – możliwość kompleksowej analizy efektywności firmy we wszystkich istotnych obszarach i przekrojach biznesowych.

Inne programy do raportowania zarządczego, (w zależności od wykorzystywanego systemu, z którego organizacja pobiera dane) to na przykład:

  • Excel
  • Power BI
  • Oracle Hyperion Financial Reporting
  • Oracle Smart View for Office
  • Infor Application Studio 
  • Infor BI Office Plus

Jakie korzyści niesie za sobą generowanie odpowiedniego raportu zarządczego? Pamiętaj, że wypracowane raportowanie zarządcze sprawia, że:

Zarząd firmy otrzymuje przekrojowe strategiczne i operacyjne informacje ważne dla dynamicznego budowania wartości firmy

Dedykowana i wieloprzekrojowa informacja zarządcza dla konkretnych pracowników to duża szansa na istotną poprawę efektywności działania całej firmy

Sprzedaż otrzymuje regularnie wyczerpujące informacje na temat sprzedaży i rentowności w różnych przekrojach

HR posiada doskonałe narzędzie do planowania zatrudnienia, wynagrodzeń oraz kluczowych wskaźników KPI w obszarze HR

Produkcja rozumie przyczyny odchyleń od kosztu standardowego oraz doskonale zarządza wszystkimi kosztami produkcji

CFO posiada zbiór raportów analitycznych pozwalających w wyczerpujący sposób wyjaśnić odchylenia od zakładanej efektywności finansowej

Zakupy mogą śledzić wskaźniki rotacji poszczególnych materiałów i surowców, a co za tym idzie, odpowiednio wpływać na optymalne stany magazynowe i poziom kapitału pracującego

Wdrażanie raportowania zarządczego krok po kroku

Zanim przystąpisz do wypracowania raportu zarządczego, odpowiedz na poniższe pytania:

Jakie wskaźniki KPI planujesz monitorować?

Jakie zmienne oraz dane powinieneś gromadzić do wyliczenia wskaźników KPI?

Skąd zaczerpniesz niezbędne dane?

Gdzie będziesz gromadził niezbędne dane?

W jaki sposób będziesz wizualizował dane, aby możliwe było ich sprawne odczytanie oraz przykucie uwagi na najważniejsze informacje?

✎ Jak często będziesz organizował cykliczne spotkania, w celu omawiania raportów KPI?

Odpowiedzi na szereg powyższych pytań do klucz do usprawnienia procesu raportowania. W pracy z klientami to właśnie te pytania pomagają mi poprawić aktualność, wiarygodność i kompletność danych oraz tworzyć czytelne i zrozumiałe dla odbiorców raporty. To pomaga managerom (szczególnie tym “nie-finansowym”) oszczędzić znacząco czas na czytaniu i interpretowaniu wyników.

Tworząc dedykowane dashboardy KPI kieruj się poniższymi wskazówkami:

Dopasuj zakres i formę raportów zarządczych do potrzeb informacyjnych danej osoby

Staraj się dostarczać kompleksowej, wiarygodnej i szczegółowej informacji na temat efektywności obszaru zarządzanego przez daną osobę

Twórz proste raporty analityczne w znanym środowisku Excel; to oszczędzi czas, pieniądze i energię na dodatkowe szkolenia z nowych, zaawansowanych narzędzi

Jeśli sam nie chcesz tworzyć raportów zarządczych, chcesz by zajął się tym specjalista, jednak z drugiej strony nie chcesz zatrudniać pełnoetatowego i doświadczonego CFO w organizacji – zastanów się nad usługą doświadczonego CFO na godziny (CFO as a Service).

Czym się zajmuję CFO na godziny w zakresie raportowania zarządczego?

Pomaga zarządom i dyrektorom finansowym zbudować procesy i systemy raportowania zarządczego dające łatwy i szybki dostęp do informacji, która jest dynamiczna, umożliwia szybką identyfikację czynników wpływających na organizację i błyskawiczną reakcję.

Projektuje i wdraża modele nowoczesnego raportowania finansowego na potrzeby zarządcze. Restrukturyzuje modele budżetowania, prognozowania i controllingu.

Pomaga zespołom stworzyć warunki szybkiego dostępu do aktualnych, kluczowych danych, niezbędnych do monitorowania działalności przedsiębiorstwa i do podejmowania decyzji biznesowych.

Wspiera zespoły w transformacji do roli partnerów dla biznesu.

Wdraża automatyzację controllingu operacyjnego, prognozowania i raportowania; układa procesy dbając o adekwatność i kompletność danych oraz efektywnie działający system kontroli wewnętrznej.

Buduje modele budżetowe i procesy raportowe, kroczące prognozy finansowe, systemy KPI, analizy wskaźnikowe.

Wspiera w odzwierciedleniu zmian w organizacji przy pomocy właściwie dobranych mierników na potrzeby raportowania zarządczego.

Nadzoruje projektowanie i budowę kostek danych zarządczych oraz dashboardów KPI.

Nowoczesny Controlling jako system do zarządzania firmą i raportowania zarządczego

Od lat wdrażam Nowoczesny Controlling w firmach z różnych branż. To, co najbardziej podoba się w tym systemie osobom zarządzającym, to wykorzystanie wypracowanych narzędzi do monitorowania firmy. Nowoczesny Controlling stanowi wartość dla organizacji ze względu na:

1⃣ czas – czas przeznaczany na raportowanie jest znacznie krótszy, dzięki wyeliminowaniu ręcznej obróbki danych w trakcie przygotowywania comiesięcznych raportów analitycznych; pracownicy mogą wykorzystać zaoszczędzony czas na analizę danych i wyciąganie wniosków

2⃣ automatyzacja – narzędzie pozwala na automatyczne generowanie raportów i formularzy budżetowych na podstawie zdefiniowanych szablonów, a w efekcie:

Prostota pracy z danymi, dzięki wykorzystaniu MS Excel. Przejrzyste i dostosowane do potrzeb raporty zarządcze

Poprawa jakości pracy poprzez usprawnienie systemu kontroli wewnętrznej; umożliwia to pełną kontrolę nad procesem raportowania wyników finansowych i operacyjnych oraz prognozy finansowej, a to przekłada się na poprawę jakości i terminowości budżetów i prognoz. Dopiero wtedy można sobie pozwolić na skuteczną koordynację i synchronizację przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi uczestnikami procesu budżetowego.

3⃣ elastyczność – większe możliwości w zakresie uwzględnienia wszystkich niezbędnych zmiennych w przygotowywaniu prognoz kroczących. Możliwość dowolnego definiowania układów raportów analitycznych czy stosowania dowolnych wskaźników efektywności.

Odpowiednie przygotowanie raportów zarządczych sprawi, że poranna kawa przy biurku będzie wciąż smakować wyśmienicie nawet wtedy, gdy włączysz pocztę, czy spojrzysz na stos dokumentów na Twoim biurku. Zachęcam Cię do tego, abyś przeznaczył czas na standaryzację raportowania zarządczego w Twojej organizacji, np. poprzez wykorzystanie Nowoczesnego Controllingu, a efekty zobaczysz już podczas podejmowania pierwszych decyzji zarządczych.

Kompendium wiedzy o KPI | Zamawiam

Plik z kompendium wiedzy o KPI zostanie wysłany na wskazany w transakcji adres e-mail.
Jak wiedza została przedstawiona w publikacji?
W szczególności w publikacji znajduje się:
> Odpowiedź na pytanie jak dobrać wskaźniki KPI
> 129 wskaźników KPI dedykowany dla finanse, SaaS, sprzedaż, marketing, e-commerce, obsługa klienta, logistyka i magazynowanie
> 6 kroków do wyznaczenia wskaźników KPI dla biznesu
> 9 etapów wyznaczenia wskaźników KPI dla pracowników

98 PLN /netto

121 PLN /brutto

Sprzedawcą jest Enterprise Code Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Bobrzyńskiego 29/17, 30-348 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000538307; NIP 6762484436; REGON 360613637
Regulamin sprzedaży znajdziesz tutaj.

Ciekawy kolejnej dawki wiedzy? Zapraszam!

Więcej wartościowej treści

wskaźniki KPI monitorowanie wskaźników KPI motywacja pracowników efektywność saas monitoring wskaźniki KPI monitorowanie wskaźników KPI motywacja pracowników efektywność saas monitoring raportowanie zarządcze raporty analityczne narzędzia do monitorowania firmy raport zarządczy raport KPI raporty zarządcze dashboard

KONTAKT
controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie
Krzysztof Janik
Partner Zarządzający
Enterprise Startup
krzysztof.janik@enterprisestartup.pl
+48 504 230 262
FIRMA
Enterprise Code Sp. z o.o.
Kraków | ul. Bobrzyńskiego 29/17
Warszawa | ul. Jaktorowska 8/82
GDZIE NAJCZĘŚCIEJ PRZEBYWAM?
80% czasu | Warszawa
10% czasu | Kraków
10% czasu | podróże