Autor

Krzysztof Janik

controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie
Tyle mówi się o relacjach w biznesie… Zewsząd słyszymy, że są bardzo ważne. Niejednokrotnie przesądzają o podjęciu lub zaprzestaniu współpracy! Eksperci dzielą się swoimi przemyśleniami na temat tego, w jaki sposób te relacje nawiązywać, a następnie utrzymywać, by czerpać z nich jak najwięcej korzyści. I tu zapala mi się „lampka ostrzegawcza”! Budowanie relacji, których celem jest osiąganie korzyści biznesowych to droga donikąd. Mówię to ze swojego doświadczenia. Doświadczenia przedsiębiorcy działającego od lat w branży B2B.

Budować relacje z klientami, czy nie?

Skłamałbym, gdybym odpowiedział na to pytanie: „to zależy…”. Oczywiście, że budować! Ale jedynie wtedy, gdy Twoim celem jest zyskanie zaufania swojego klienta, a także (co niemniej ważne) możliwość zaufania swojemu klientowi. Dorastałem wśród przedsiębiorców, przez co doskonale znam ich potrzeby i bolączki. To sprawia, że dość szybko wypracowuję wspólny język z moimi klientami. Gdybym skupił się na nawiązaniu relacji, jedynie po to by zyskać w swoim portfolio kolejnego klienta, nigdy nie byłbym w stanie wypracować z nim tak spektakularnych wyników, jak na przykład z firmą RenCraft.

Kiedy zamiast „dzień dobry” mówisz „cześć”…

Przemek Kowalski to większościowy udziałowiec i zarządca spółki o trzech profilach działalności. Dominujący profil spółki stanowi realizacja projektów budowalnych w obszarze energetyki odnawialnej. Pierwszy raz rozmawiałem z nim pod koniec marca 2018 roku. Minęło zaledwie kilka miesięcy wspólnej pracy, aby nasze relacje zmieniły charakter. Z klienta – wykonawcy staliśmy się partnerami w biznesie. Było to wynikiem m.in. bardzo sprawnej komunikacji, mimo iż Przemek na co dzień mieszka w Gdańsku, a ja w Warszawie.
Firma Przemka zatrudnia przeszło 15 pracowników i funkcjonuje na rynku już od kilku lat. Dzięki temu (ku mojej radości) dysponuje szerokim wachlarzem danych do analizy. Otrzymując taki materiał, zakasałem rękawy i zabrałem się do pracy.

Co musisz zrobić, aby być do granic konkretny?

To proste! Zarządzać biznesem generującym przychody przekraczające 10 000 000 PLN rocznie. Tacy przedsiębiorcy mają to do siebie, że przychodzą z gotową koncepcją na współpracę. Podobnie było z Przemkiem. Podczas naszej pierwszej rozmowy wysłuchałem jego konkretnych potrzeb. To był punkt wyjścia dla mnie, aby przedstawić proponowany plan działania.
Rozpocząłem od audytu. Sprawdziłem, jakich narzędzi zarządczych używała dotychczas firma oraz jakie informacje można było uzyskać z jej systemu księgowego. Następnym krokiem była identyfikacja pytań. Tak… Pytań! Zarządzający przedsiębiorstwami potrzebują odpowiednich informacji, aby móc odpowiednio przewodzić firmie. Zidentyfikowałem pytania, na które Przemek chciał poznać odpowiedzi. Na tej podstawie wiedziałem już, że obecny plan kont księgowych wymaga dopracowania, aby spełniał cele zarządcze, aniżeli jedynie księgowe. Sprawnie działający biznes powinien posiadać przemyślany sposób na przepływ informacji. System księgowym jest jednym ze źródeł, które tych informacji posiada mnóstwo! Priorytetem dla mnie stało się wypracowanie takiego układu, który pozwoli na szybkie uzyskanie rzetelnych i adekwatnych danych zarządczych.
Czy wiesz, dlaczego nowoczesny controlling nie funkcjonuje w wielu firmach? Nie… Powodem nie jest brak chęci jego wdrożenia. Przedsiębiorstwa z ogromnym entuzjazmem podchodzą do możliwości, jakie daje nowoczesny controlling. Jest jednak bariera, która w głowach wielu zakorzeniona jest dość mocno… Kiedy osoby zarządzające zastanawiają się komu w firmie powierzyć zadanie raportowania zarządczego, myślą od razu o… księgowości! Przecież to takie oczywiste – skoro controlling wymaga operowania na danych finansowych, to najlepiej zrobi to księgowość. Nic bardziej mylnego. Kompetencje osób, specjalizujących się w zagadnieniach księgowych różnią się od kompetencji wymaganych do pełnienia funkcji controllingowych w firmie.
Jednak pokusa zaangażowania osób z księgowości w przypadku RenCraft była bardzo silna. A ja lubię wyzwania, dlatego podjąłem się zadania wdrożenia jednej z osób z księgowości do pełnienia funkcji controllingowych. W ścisłej współpracy z Przemkiem oraz zespołem księgowym wypracowałem plan kont księgowych. Już pierwsze skutki tego działania pokazały nam jak na dłoni, że angażowanie księgowości do funkcji controllingowych wydłuża czas wdrożenia nowoczesnego controllingu. Postanowiliśmy zatem jasno wyznaczyć obszary odpowiedzialności oraz określiliśmy ściśle płaszczyzny współpracy.
Raportowanie zarządcze oraz wypracowanie Dashboardu KPI pozostało w moich rękach. To pozwoliło mi odpowiedzieć na cykliczne pytania Przemka, które wcześniej zidentyfikowałem. Przemek otrzymał odpowiedź zarówno w formie danych, jak i wizualnej. Od tej pory co miesiąc odpowiedzi pojawiały się w raportach na jego biurku. MVP raportu zarządczego w Excelu zawierał:
  • Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI)
  • Krótkoterminową płynność finansową
  • Największych dłużników oraz wierzycieli
  • Poprawności księgowań
  • Stopień realizacji celów premiowych
Z doświadczenia wiem, że raport zarządczy to narzędzie, które rozwija się razem z firmą. W związku z tym, że wdrożenie nowoczesnego controllingu przyspiesza ten rozwój, raport zarządczy z biegiem czasu rozrasta się. Jako praktyk przyznam, że taka elastyczność i sprawność w zaadaptowaniu zmian nie byłaby możliwa, gdyby nie zastosowanie Excela. Excel to idealne narzędzie do przygotowania raportu zarządczego. Raport dla Przemka został w dalszych krokach rozbudowany o:
  • Analizę finansową
  • Oceny opłacalności realizowanych projektów
  • Oceny rentowności każdego z segmentów działalności
Standard Dashboardu KPI jaki został zaadaptowany w RenCraft przedstawiam poniżej.
controlling, controlling finansowy dla sprzedawców, wdrożenie controllingu, konsultant biznesowy, controlling w firmie

Otrzymałem swoją rolę w sztuce mojego klienta

Z definicji, jednym z elementów nowoczesnego controllingu jest zwiększenie odpowiedzialności i świadomości pracowników za realizowane wyniki finansowe. Łatwiej napisać, trudniej praktykować. Obszar finansów w większości biznesów dysponuje kadrą osób posiadających kompetencje księgowe. Brakującym ogniwem zwykle jest osoba posiadająca kompetencje z zakresu finansów, dodatkowo o predyspozycjach analitycznych. W toku prac dla RenCraft dość naturalnie uzupełniłem tę lukę.
Z biegiem czasu nasza koncentracja na danych historycznych mogła przeradzać się w koncentrację na danych prognozowanych. Przełomowa okazała się końcówka 2018 roku. Oczekiwanie kolejnych 25 dni na dane finansowe z poprzedniego miesiąca stawały się nie do zaakceptowania. To przecież 25 dni opóźnienia w informacji zarządczej! I stało się! Rozpoczęliśmy prace nad przygotowaniem pierwszej prognozy finansowej dla RenCraft. Ja czułem się fantastycznie, patrząc jak firma stała się gotowa na to, aby przejść do prognozowania. Przemek zaś ze spokojem mógł spojrzeć na zbliżający się koniec roku, aby rozpocząć planowanie inwestycji w roku następnym.

Przed przystąpieniem do pracy – przygotuj się odpowiednio!

Przyszedł rok 2019, a my rozpoczęliśmy prace nad przygotowaniem w pełni profesjonalnego planu finansowego na 2019 rok. Przygotowywaliśmy się do startu już od dawna. Przygotowania obejmowały m.in. rozmowy z pracownikami na temat planowanych zmian oraz wskazania obszarów odpowiedzialności. Jeszcze w listopadzie 2018 roku stworzyłem formatki planistyczne dla pracowników. Przekazałem także Przemkowi propozycję systemu motywacyjnego. Dzięki temu każdy otrzymał możliwość zaplanowania swoich wyników na najbliższe 12 miesięcy.
Nadszedł czas trzeciej tury zmian w raporcie zarządczym. Plan finansowy ma znacznie większą wartość, kiedy oprócz rachunku zysków i strat, obejmuje także rachunek przepływów pieniężnych. Wprowadzając zmiany do raportu zarządczego otrzymaliśmy w pełni kompletne narzędzie raportowo – prognostyczne, które umożliwiało:
(1) Prognozowanie rachunku wyników, bilansu, przepływów pieniężnych biznesu
(2) Bieżące monitorowanie stopnia realizacji planów

Ostatnia prosta…

Pozyskane informacje od pracowników były idealnym powodem do spotkania z Przemkiem. Z początkiem stycznia spotkaliśmy się w Warszawie, w jednej z moich ulubionych kawiarni. Odpowiednie otoczenie sprzyja kreatywnemu myśleniu. Przygotowanie prognozy finansowej jest z jednej strony rzemiosłem, a z drugiej strony warsztatem. Najważniejsze jednak dzieje się w okresie po przygotowaniu planu finansowego. To właśnie wtedy zapadają kluczowe decyzje biznesowe. Kreatywne myślenie jest wtedy potrzebne tak, jak woda na pustyni.
Całodzienne spotkanie pokazało, że jesteśmy już na ostatniej prostej wdrożenia nowoczesnego controllingu. Ostatnim etapem było wdrożenie wypracowanego systemu premiowego. Oparliśmy go na dedykowanych wskaźnikach KPI, zadaniach indywidualnych oraz oczywiście prognozie finansowej.

Teraz oficjalnie mogę powiedzieć…

… od 2019 roku nowoczesny controlling w RenCraft występuję w pełnej krasie! W trakcie mojej dotychczasowej współpracy z RenCraft:
  • Przychody biznesu wzrosły o 19% (zestawienie rok do roku), przekraczając magiczną barierę 17 000 000 PLN.
  • Wynik EBITDA wzrósł o 46% (zestawienie rok do roku).
Nie będę ukrywał, że jestem dumny z tego, że miałem choć iskrę wpływu na ten wynik. Sukcesem tej współpracy jest niewątpliwie fakt, iż moje nastawienie do wspierania Przemka w bieżących wyzwaniach związanych z finansami jest analogiczne, jak w przypadku roli współudziałowca biznesu. Cieszy mnie zaufanie, jakim nawzajem siebie obdarzyliśmy. Dzięki temu wiem, że najlepsze w RenCraft dopiero przed nami.
Koncentrujemy się na przyszłości, budując jutro polskiej energetyki. Zielonej energetyki. Czystej energetyki!
A tak Przemek mówi o naszej współpracy:
PK

Oferta Krzysztofa jest dokładnie tym, czego potrzebuję w obszarze controllingu, rozwijając niewielką firmę. Jego zaangażowanie, optymizm i nastawienie na „domykanie” etapów sprawiają, że cieszę się na perspektywę dalszej współpracy.

Przemysław Kowalski

Więcej wartościowej treści